Case study ZNA en GZA: het selectietraject
Wanneer zorginstellingen op zoek gaan naar een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD), maken ze een hele denkoefening. Zo ook Ziekenhuisnetwerk Antwerpen (ZNA) en GasthuisZusters Antwerpen (GZA): zij doorliepen een grondig selectietraject. Daarbij vertrokken ze van de organisatiedoelen die het EPD moet onderschragen.
Wouter De Ploey (CEO ZNA), Annick Wauters (algemeen directeur kwaliteit & innovatie ZNA), Jan Witters (directeur proces & innovatie GZA) en Steven De Baere (CNIO GZA) leggen uit hoe dat traject leidde tot de keuze voor HiX.
Waarom een EPD?
Het elektronisch patiëntendossier is voor de zorgorganisatie de basis van de gehele dossiervoering rond het zorgproces. Het belang kan dus nauwelijks overschat worden. Net als ZNA en GZA werken veel zorgorganisaties met soms wel honderden deeloplossingen of zelfs (grotendeels) op papier, zodat de uitrol van een volledig geïntegreerd EPD een grote stap is in hun harmonisatie en digitalisering. Bovendien zorgt de integratie van alle zorgregistraties in één dossier, dat toegankelijk is via één softwarepakket, vanzelfsprekend voor een efficiëntere workflow.
Witters: "Met het nieuwe EPD willen we verzekeren dat we zo uniform mogelijk kunnen werken. De applicatie moet innovatief zijn en rekening houden met het veranderende zorglandschap. We willen bijvoorbeeld tegemoetkomen aan de wens tot medezeggenschap van de patiënt en zoeken een systeem met ingebouwde intelligentie."
Samen digitaliseren in één dossier
Netwerkpartners GZA en ZNA kozen heel bewust voor een gezamenlijke aanbesteding en een gedeeld dossier. De organisaties gaan steeds nauwer samenwerken. In dat kader zien ze de ingebruikname van een gezamenlijk platform als een mooie opportuniteit om de uitwisseling vorm te geven. Wauters legt uit: "Dit zal de samenwerking vergemakkelijken, vermits elke zorgverlener met een therapeutische relatie dezelfde patiëntgegevens ziet, onafhankelijk van waar de patiënt behandeld wordt."
Het project dat de ziekenhuizen uittekenden, kreeg de benaming 'EPD2'. "Het idee is dat beide organisaties elkaar versterken in de samenwerking, waarbij het resultaat een veelvoud is van de inspanningen van beide," verklaart De Ploey. "Het is onze hoop en ambitie dat we samen beter en sneller kunnen digitaliseren."
EPD dat organisatiedoelen waarmaakt
Elke organisatie heeft bij de aanschaf van een geïntegreerd medisch dossier bepaalde verwachtingen en doelen. Die worden gedefinieerd aan het begin van het traject en komen tot uiting in de aanbesteding. ZNA en GZA legden in onderlinge afspraak organisatiedoelen vast voor het project.
"Een van onze organisatiedoelen is betere kwaliteit en patiëntveiligheid, die we verhogen met een EPD dat de zorgverlener actief ondersteunt," vertelt De Ploey. "Een ander luik is efficiëntie en productiviteit: we willen een EPD dat intuïtief werkt. Als een gebruiker achter zijn pc gaat zitten, moet alles als vanzelf gaan, met minimale muisklikken. Zo zal het systeem aansluiten bij onze strategische doelstellingen."
Heldere selectiecriteria
De criteria die de ziekenhuizen hanteerden bij de selectie van hun nieuwe EPD, zijn de vertaling van de organisatievisie en doelen van het project. Die essentiële principes worden doorheen het traject continu afgetoetst. De Baere: "De kernvoorwaarde waaraan ons nieuwe EPD moest voldoen, is dat het zo breed mogelijk inzetbaar is. We wilden én willen dat het EPD zo veel mogelijk uniforme zorgprocessen kan ondersteunen over beide organisaties heen. Waar we op aansturen, is eenmalige registratie en herhaaldelijk gebruik van dezelfde gegevens." Wauters vult aan: "In de eerste plaats willen we graag een volledig geïntegreerd dossier dat alle informatie van de patiënt bundelt op één plaats, zodat zorgverleners heel snel alle nodige informatie kunnen terugvinden."
Daarnaast speelde ook de voorgeschiedenis van de organisaties een rol in het bepalen van de criteria. Wauters: "Door een eerdere mislukte implementatiepoging vonden we het heel belangrijk dat onze nieuwe leverancier een bewezen implementatiestrategie heeft en kon garanderen dat we het product binnen tijd en budget opgeleverd zouden krijgen."
Selectieproces: eerst leverancier, dan product
De aanbesteding van een nieuw EPD bestaat uit opeenvolgende fasen, die in grote lijnen op dezelfde manier verlopen maar waarin elke zorginstelling eigen accenten legt. Eerst gebeurt de marktoriëntatie, gevolgd door de kandidaatstelling van geïnteresseerde leveranciers, waaruit vervolgens de shortlist-kandidaten worden uitgenodigd voor de aanbestedingsronde. ZNA en GZA hanteerden eigen selectiecriteria en focusten op de referenties van de leveranciers. Vervolgens gingen ze met de shortlist-kandidaten rond de tafel zitten om verder af te stemmen.
Witters: "In eerste instantie keken we naar de leverancier. We zochten een leverancier met ervaring in de Belgische markt en met complexe implementaties, die ons kon ondersteunen in de transformatie binnen ZNA en GZA. Pas nadat we de leveranciers hadden doorgelicht, keken we naar het systeem zelf en gingen we na of het breed inzetbaar is over onze verschillende sites. We hechten ook veel belang aan de gebruikerstevredenheid, dus gingen we na hoe het EPD ervaren werd in gebruik. De eindgebruikers, zowel artsen als verpleegkundigen en administratief medewerkers, waren betrokken bij de scoring van het systeem."
"Bij de keuze namen we vijf gunningscriteria in beschouwing, waarvan er drie doorslaggevend waren. Het eerste criterium was de implementatiekracht van de leverancier, het tweede criterium de functionaliteit van het product, die onder meer tijdens demo's werd aangetoond, en de derde belangrijke factor was de prijs. Uiteindelijk is ChipSoft met product HiX er als best scorende partij uitgekomen. Zowel de implementatiemethodologie als de functionaliteiten zorgen voor een goede balans tegenover de prijs." De Ploey: "HiX geeft ons de grootste garanties voor harmonisatie van processen over beide ziekenhuisgroepen heen. Het is het meest gestandaardiseerde pakket dat ons alle functionaliteiten bezorgt die we nodig hebben."
Toekomstverwachting
Met de selectie is de allereerste kaap van het traject gerond. Nu kunnen de ziekenhuizen en de leverancier aan de slag met de voorbereidingen op de implementatie. Elk onderdeel van het project is een elementaire bouwsteen in het bereiken van de gewenste doelen, die het projectteam continu in het achterhoofd houdt. De IT-partner adviseert en begeleidt de ziekenhuizen bij elke stap, zodat het traject efficiënt en effectief verloopt. De Ploey. "De samenwerking met ChipSoft ervaren we als positief en open. We gaan transparant met elkaar om en dat is volgens mij de sleutel tot succes."
"HiX implementeren wordt een zware opdracht, een beetje als een berg beklimmen. Maar we zullen voor die inspanning beloond worden met een beter zicht op de beste zorgverlening voor de patiënt, met alle inzichten en technologieën die ter beschikking zijn." De Baere concludeert: "Het EPD is bijzonder belangrijk voor de zorgverleners in GZA en ZNA. Het wordt ons werkinstrument voor de komende vijftien jaar, dat we nodig zullen hebben in alle facetten van de zorgverlening."
De volgende stap in het EPD-traject is de voorbereiding, waarin de ziekenhuizen de basis leggen voor de implementatie. De voorbereidingsfase vormt het onderwerp van een vervolgartikel.
