Voorbereidingsfase EPD-traject

Dr. Mark Helbert (CMIO en nefroloog ZNA), Wim Niewold (CNIO ZNA), Annick Wauters (algemeen directeur kwaliteit & innovatie ZNA) en dr. Thomas Adams (uroloog GZA, proceseigenaar en werkgroepvoorzitter) geven een inkijk in hoe de ziekenhuizen zich voorbereiden op het nieuwe EPD. 

Het gehele implementatietraject van een EPD verloopt in fasen: de voorbereiding (of inventarisatiefase), de implementatie- en testfasen, de freeze, de opleidingsfase, de livegang en tot slot de nazorgfase. De voorbereidingsfase legt het fundament voor een vlotte implementatie. In deze eerste fase maken GZA en ZNA hun zorgdossieroefening waardoor projectmedewerkers van beide organisaties elkaar en elkaars processen al leren kennen. Zo kunnen ze tijdens de implementatiefase beter aan de slag met de inrichting.

 

De voorbereidingsfase bestaat uit verschillende onderdelen. Ze vertrekt van het maken van alle projectafspraken en het afbakenen van de definitieve scope. Fieke Vermeer (projectleider ChipSoft) legt uit wat dat zoal inhoudt: “We zetten samen met de ziekenhuizen op een rijtje welke modules geïmplementeerd zullen worden, geven meer achtergrond bij de inhoud van de projectdagen en duiden de projectplanning voor de verschillende werkgroepen. Een duidelijk kader is essentieel zodat projectmedewerkers de juiste voorbereidingen kunnen treffen en goed weten wat hun rol in het project inhoudt.”

Naast het informeren van de projectmedewerkers is er binnen ZNA en GZA voor gekozen om ook alle andere toekomstige eindgebruikers al tijdig in te lichten over het project. Wauters: “We organiseren heel wat demo’s met ChipSoft, om alvast veel gestelde vragen te kunnen beantwoorden.” Dankzij die demonstraties krijgen de eindgebruikers alvast een duidelijk beeld van hun dossier in EPD HiX, wat belangrijk is om hun betrokkenheid en vertrouwen te vergroten. 

Dan beginnen de ziekenhuizen aan het plannen van de projectresources, bijvoorbeeld personeel, ruimtes, projectdagen en hardware. Ook worden er werkgroepen samengesteld, die voor hun eigen domein de inrichting van het dossier zullen uittekenen volgens eigen noden en rekening houdend met de beschikbare (keuzes binnen de) standaard content. Denk aan de invulling van het verpleegkundig dossier. Helbert: “De finale inrichting moet ook compatibel zijn met de principes die we gedefinieerd hebben als startpunt voor ons nieuwe EPD.”

Door tijdig de werkgroepen samen te stellen, krijgen de deelnemers de kans elkaar en de processen van het andere ziekenhuis grondig te leren kennen. Er zijn bij ZNA en GZA wel zeshonderd werkgroepleden, zodat de werkgroepen ook mee draagvlak creëren. “We hebben ervoor gezorgd dat de juiste mensen in de werkgroepen zitten: verschillende profielen die complementair zijn aan elkaar,” aldus Adams.

Vervolgens gaan de projectmedewerkers aan de slag met de e-learning, waarin wordt kennisgemaakt met HiX, en de projectopleidingen, waarin ook gestart wordt met de inrichting. Vermeer: “Om de projectmedewerkers goed te ondersteunen, worden ze met verschillende opleidingen voorbereid op hun rol. Zo volgen de projectleiding en de werkgroepvoorzitters bijvoorbeeld een opleiding projectvoering om de projectmethodiek te verzekeren.”

Voor een succesvolle voorbereiding moeten de ziekenhuizen ook tijdig de hardware-infrastructuur opleveren voor de projectomgeving. Daarvoor krijgen ze van ChipSoft de vereiste specificaties en handleidingen aangereikt. Om tijdens het project te kunnen testen of alle processen werken in de praktijk, wordt ook al een minimum aan randapparatuur zoals scanners, printers en bedside computers opgeleverd.

De datamigratie vanuit oude softwarepakketten gaat eveneens reeds van start in deze fase, zodat de projectmedewerkers in de volgende fase met een gevuld EPD kunnen werken. Dat vergroot het realisme en de herkenbaarheid voor de medewerkers doorheen de implementatie. 

Parallel hieraan gebeuren andere projectvoorbereidingen zoals het inventariseren en het uittekenen van geüniformeerde werkprocessen. In dit geval gebeurt deze oefening over twee ziekenhuizen heen omdat GZA en ZNA nauw willen gaan samenwerken. Over de werkprocessen, bijvoorbeeld van alle verschillende spoedgevallendiensten, worden harmonisatiebesluiten (ook wel ‘procesbesluiten’) geformuleerd. Deze houden rekening met de werking van HiX. De besluiten worden tijdens de komende implementatiefase omgezet in de software-inrichting. 

 

De procesbesluiten worden vastgelegd door proceseigenaars, die de werkwijzen overkoepelend bekijken over beide ziekenhuizen heen. “Het vertrekpunt was het zorgdossier,” vertelt Adams. “De beide partnerorganisaties hebben hun zorgprocessen gedefinieerd en uitgezocht waar de verschillen zaten. Die zijn we gaan harmoniseren om ons goed voor te bereiden op een correcte implementatie van HiX voor beide ziekenhuizen.” 

Niewold legt uit hoe dat in zijn werk ging: “Tijdens een tachtigtal workshops hebben we de eerste stappen gezet: het in kaart brengen van alle processen. De volgende stap was met de 16 proceseigenaars de informatie te finetunen tot procesbesluiten om zo de kloof tussen GZA en ZNA te overbruggen wat betreft de werking in het zorgproces.” Zo werd tussen de ziekenhuizen bijvoorbeeld overeengekomen welke gebruikersrollen medicatie mogen voorschrijven in het EPD, wie operaties mag inplannen, et cetera. 

Dit grootschalige project heeft invloed op alle processen in beide organisaties. ZNA en GZA beseffen ten volle hoe groot de aanpassing wordt. Niewold: “We gaan niet gewoon een patiëntendossier implementeren, maar een hele nieuwe manier van werken. Daarvoor moeten we onze collega’s motiveren.” Dat doen ze door veel aandacht te besteden aan communicatie en change management, zodat medewerkers en leidinggevenden zich al kunnen voorbereiden op de nieuwe werkprocessen. Dit moet er mee voor zorgen dat het EPD positief wordt onthaald en dat de eindgebruikers de voordelen van het EPD goed kunnen benutten. 

Door de voorbereidingsfase goed aan te pakken, besparen ziekenhuizen zich heel wat moeilijkheden en onduidelijkheden verderop in het traject. Vermeer: “De ziekenhuizen spelen een sterke rol in de projectorganisatie. Ze hebben tijdig de juiste mensen geworven voor de werkgroepen. De informatievoorziening naar die groepen is goed en de voortgang wordt continu bewaakt. ZNA en GZA verzorgen hiermee een gestructureerde opvolging van bovenaf. Kortom, het is fijn samenwerken.”

“We hebben de handen vol met de implementatie, maar we hebben een sterke partnership georganiseerd met ChipSoft,” beaamt Niewold. Die samenwerking en open communicatie met de IT-partner is in elke fase van het traject belangrijk. 

Dat het EPD ingrijpende veranderingen teweeg zal brengen, is voor iedereen bij GZA en ZNA duidelijk. Adams: “HiX is een totaal nieuw concept voor ons. Er is veel te ontdekken omdat het zo veel omvat, maar anderzijds is het een heel overzichtelijk dossier waarin je een volledig beeld hebt van de patiënt.” Wauters beaamt: “Voor onze medewerkers betekent het EPD dat ze veel minder zullen moeten zoeken naar informatie, zodat er meer tijd is voor de zorg van de patiënt.”