EPD als sleutel voor unieke samenwerking tussen ZNA en GZA Ziekenhuizen

Samenwerking in netwerken noodzakelijk binnen de zorg

“Het samenwerken in netwerken is voor ziekenhuizen heel belangrijk omdat je zo meer kan realiseren dan vanuit één organisatie. ZNA en GZA Ziekenhuizen werken al meerdere jaren intensief samen en zullen in 2024 fuseren tot het Ziekenhuis aan de Stroom (ZAS). Deze fusie laat ons toe een innovatieve zorgstrategie uit te tekenen en efficiënt om te gaan met investeringen in infrastructuur en technologie. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om samen oplossingen te zoeken voor bepaalde uitdagingen, zoals het tekort aan verpleegkundigen en het aantrekken van nieuw talent.”

Keuze voor een gezamenlijk EPD

“Op een bepaald moment hadden beide ziekenhuisgroepen nood aan een nieuw elektronisch patiëntendossier. Aangezien we als netwerk een efficiënte en sterke samenwerking wilden opzetten waarbij we eenvoudig patiënten naar elkaar konden doorverwijzen, besloten we al snel om voor een gemeenschappelijk EPD te kiezen en het selectie- en implementatietraject samen aan te gaan. We bepaalden een aantal criteria waarop we onze keuze baseerden. Zo was de prijs belangrijk, uitgedrukt in total cost of ownership, maar ook de implementatieaanpak, gezien de schaalgrootte van beide ziekenhuisgroepen. Samen tellen we zo’n tienduizend medewerkers, waaronder duizend artsen. Ten derde wilden we een bewezen oplossing met uitgebreide en toekomstbestendige functionaliteiten. Uiteindelijk zijn we bij het EPD HiX van ChipSoft uitgekomen.”

"Het implementatietraject heeft ons klaargestoomd voor de toekomst."

Op weg naar harmonisatie

“Vervolgens lijstten we acht principes op om ons door de implementatie te leiden. We wilden alle informatie voor elke patiënt in één dossier bijhouden. Door gegevens slechts eenmalig te registreren in het dossier en meervoudig te hergebruiken, wilden we inzetten op meer kwaliteit en veiligheid. Daarnaast wilden we gebruik maken van een uniforme werking met één inrichting per zorgtraject en een uniforme terminologie voor het hele netwerk. Daarom startten we de inrichting van het EPD heel bewust met de standaard content van HiX, die gebaseerd is op ervaringen van andere ziekenhuizen. We wilden ook inzetten op verantwoord professioneel handelen waarbij het EPD de klinische beslisvorming en medicatieprocessen zo goed mogelijk ondersteunt. Tenslotte wilden we gaan voor een uniforme branding en transparantie als ZAS-netwerk waarbij we gebruik maken van een overkoepelende identificatie, maar aparte facturatie.

Om gezamenlijk een elektronisch patiëntendossier te implementeren, was het noodzakelijk om zoveel mogelijk werkprocessen van ZNA en GZA te harmoniseren. In werkgroepen gingen medewerkers met verschillende profielen uit beide organisaties aan de slag om werkprocessen uit te werken en af te stemmen om zo de best mogelijke inrichting voor het EPD te voorzien. Hierbij werd zoveel mogelijk gekozen voor de reeds bestaande inrichting van HiX. Dit heeft de harmonisatie vereenvoudigd en de doorlooptijd van het project aanzienlijk ingekort, zeker gezien de verschillende achtergronden van beide ziekenhuisgroepen. Toch was het ook mogelijk om in sommige gevallen af te wijken van deze standaardinrichting en het EPD af te stemmen op specifieke omstandigheden.”

Efficiënte samenwerking en datadeling

“Het grootste voordeel van die harmonisatie is de continuïteit van de zorg. Patiënten hebben vandaag heel wat actoren die het zorgtraject mee opvolgen, en die bevinden zich niet per se in hetzelfde ziekenhuis of dezelfde ziekenhuisgroep. Ons EPD vormt daarbij hét communicatiemiddel tussen de verschillende zorgverleners en zorgt ervoor dat er één uniform dossier is. Door het eenmalig registreren van data die meervoudig gebruikt kunnen worden, hoeft niet elke zorgverlener alle gegevens opnieuw in te geven. Daardoor krijg je een efficiënter databeheer. Aangezien alle zorgverleners over dezelfde informatie beschikken, kunnen ze ook gemakkelijker en slimmer samenwerken en hoeven ze geen talloze telefoontjes meer te plegen. Uiteraard wordt hierbij gelet op de juiste toegangsrechten en de therapeutische relatie en kunnen enkel betrokken zorgverleners het dossier inzien. Deze transparante informatiedeling en uniforme manier van werken, dragen bovendien bij tot een hogere patiëntveiligheid.”

Sterke basis voor de toekomst

“We vonden het belangrijk om in te zetten op future proofness en op een gestructureerde manier data te kunnen verzamelen in het EPD. Met alle data in één systeem, kunnen we die nu maximaal gaan hergebruiken voor andere doeleinden. Denk bijvoorbeeld aan het koppelen van specifieke applicaties voor o.a. thuismonitoring of het gebruik van artificiële intelligentie. Maar ook intern zijn we bezig met de uitrol van het EPD op mobiele devices voor specialisten. Dat zijn allemaal zaken die zullen bijdragen tot meer efficiëntie.

De gezamenlijke EPD-implementatie was een groots project dat ervoor heeft gezorgd dat beide organisaties elkaar heel goed hebben leren kennen. Door met elkaar naar oplossingen te zoeken en heel nauw samen te werken, hebben we een band gecreëerd. Zo zijn de ICT-afdelingen van ZNA en GZA al heel snel geïntegreerd en hebben ze samen de beheerorganisatie opgestart om alle eindgebruikers te ondersteunen. Hierdoor zijn ze nu voor de fusie reeds geëvolueerd naar één ICT-organisatie. Maar ook in de werkgroepen hebben artsen en verpleegkundigen elkaar leren kennen over de organisaties heen. Dat is een groot voordeel voor de aanstaande fusie en vergemakkelijkt de samenwerking voor aankomende projecten. Het implementatietraject heeft ons klaargestoomd voor de toekomst.”