Bijdragen aan efficiëntere administratie voor artsen

Eén geïntegreerd EPD voor het hele ziekenhuis als voornaamste voordeel

De ingebruikname van HiX is voor ziekenhuizen een intensief traject waar veel bij komt kijken. Zeker als twee grote ziekenhuizen overstappen op een gemeenschappelijk elektronisch patiëntendossier (ZNA en GZA Ziekenhuizen waren bij de ingebruikname van HiX nog niet gefuseerd tot ZAS, n.v.d.r.).

Dr. Hoffman beaamt: “Klopt, zo’n gezamenlijk implementatietraject brengt natuurlijk een intensief denkproces met zich mee rond procesvoering, orderflows en communicatie. Toch is dat ook het belangrijkste voordeel, het feit dat we één EPD hebben voor zo’n grote groep. Er gaan geen gegevens meer verloren doordat er verschillende systemen worden gebruikt en er worden minder fouten gemaakt. Bovendien werken we met de betrokken artsen samen aan de registratie van de voorgeschiedenis en diagnose waardoor we van elkaar vlot gegevens kunnen inzien en aanvullen. Op die manier beschikken alle collega’s steeds over de volledige en correcte informatie.”

Efficiënte consultvoering zorgt voor tijdbesparing

Naast het algemene voordeel van HiX als ziekenhuisbreed EPD, zijn er ook nog andere specifieke verschillen merkbaar in de werkprocessen van artsen. Dr. Hoffman licht toe: “Ik ben heel enthousiast over de consultmodule. Die bevat reeds voorgespecifieerde anamneses voor verschillende pathologieën. Hierdoor hoef ik slechts een aantal zaken aan te klikken en wordt de anamnese netjes in zinnen overgenomen in het dossier. Voor reumatologie werken we ook met een gewrichtspop in het dossier waarop je ontstoken en gezwollen gewrichten, bewegingsbeperking en protheses kan aanduiden. Op basis van wat je aanklikt, maakt HiX er opnieuw zinnen van. Ik hoef het dus niet allemaal zelf uit te typen. Zo’n zaken besparen mij enorm veel tijd bij het opstellen van de naslag.”

Het EPD mee doorontwikkelen op basis van noden uit de praktijk

Het Innovatieplatform van ChipSoft speelt een cruciale rol in het verder doorontwikkelen van HiX en het aanpakken van gebruikersbehoeften. Aan de hand van Gebruikersgroepen en Round Tables gaan we met eindgebruikers in overleg over specifieke onderwerpen om het EPD te verbeteren op basis van de noden binnen zorginstellingen. Zo ging Dr. Hoffman tijdens de Round Table Attesten mee aan de slag om het proces rondom attestprocedures te optimaliseren. 

Dr. Hoffman legt uit: “Het proces voor attestprocedures was altijd heel omslachtig en tijdsintensief, omdat je vaak nog documenten moest inscannen en toevoegen of omdat het externe programma vastliep. Tijdens de Round Table hebben we dit proces aangepakt en ervoor gezorgd dat dit nu allemaal automatisch in HiX en dus veel sneller verloopt. Daarnaast staat er al heel veel dummyproof ingevuld waarbij je alleen zelf nog het juiste moet aanklikken. Het was toch een van de meest frustrerende stukken uit onze administratie dat nu zó veel vlotter en eenvoudiger is gemaakt en waar we heel veel baat bij hebben. Er hangt namelijk ook een belangrijk financieel luik aan vast. Wanneer de attesten niet in orde zijn, kan de medicatie niet gefactureerd worden, dus ook de apotheek is blij met deze vooruitgang.”

Rechtstreeks contact tussen voor- en achterkant

Daarnaast is Dr. Hoffman sinds kort actief binnen de Gebruikersgroep Reumatologie waar ze samen met artsen uit Nederland aan de slag gaat met het dossier. “Het is een dynamische groep waar iedereen meedenkt over hoe het beter kan. Dat is heel fijn”, vertelt ze. “De manier van werken voor reumatologie is bovendien heel gelijkend tussen België en Nederland. Ze hebben al heel veel ontwikkeld dat ook van toepassing is voor ons en ook de zaken die op de planning staan, zijn absoluut nuttig. Wat ik de grote meerwaarde vind aan deze Gebruikersgroepen en Round Tables, is het rechtstreeks contact met de mensen van ChipSoft. Je kan vlotter communiceren en sneller schakelen. Je begrijpt ook beide kanten van het verhaal beter. Het contact tussen die voor- en achterkant is een heel groot voordeel.” 

Handigheden in HiX makkelijk overnemen in het werkproces

Tot slot organiseert het Innovatieplatform HiX Tips & Tricks sessies om eindgebruikers nog vlotter met HiX te laten werken. Dr Hoffman volgde zelf al enkele sessies: “HiX bevat zoveel dat je soms niet beseft wat er allemaal kan. De Tips & Tricks bevatten kleine handigheidjes die tijd en moeite besparen. Je neemt ze gemakkelijk over waardoor ze nu zijn geïncorporeerd in mijn werkprocessen. De sessies zijn bovendien ook handig om op de hoogte te blijven van wat er nieuw is in HiX, want we leren elke dag nog bij!”