In maart 2024 nam het Brasschaatse AZ Klina ons elektronisch patiëntendossier (EPD) HiX in gebruik voor het volledige ziekenhuis. Een aanpassing in de werkprocessen die zorgt voor een verbeterde efficiëntie. Zo vertelt Katrien De Block, secretariaatsmedewerker op de dienst neurochirurgie, hoe het nieuwe EPD haar werk eenvoudiger en sneller heeft gemaakt.
Tijdswinst en vlottere samenwerking met collega's
“Een van de grootste voordelen van HiX vind ik het feit dat ik nu zelf afspraken kan inplannen voor bepaalde onderzoeken en hiervoor niet meer afhankelijk ben van andere diensten. Vroeger hing ik dagelijks tot anderhalf uur in de wachtrij bij verschillende afdelingen. Nu kan ik bijvoorbeeld de roosters voor MRI’s, CT’s en RX’en gewoon zelf inzien en meteen een afspraak inplannen die past voor de patiënt. Aangezien dat nu dus op een paar minuten in orde is, bespaart mij dat énorm veel tijd per dag. Dat is een heel groot voordeel.”
“Bovendien is de samenwerking tussen verschillende diensten eenvoudiger geworden, omdat we nu allemaal in één softwaresysteem werken. Zo verloopt het aanvragen van onderzoeken veel vlotter. Ik kan orders direct doorsturen naar andere specialismen en op basis van mijn aanvraag beschikken zij meteen over alle nodige informatie om aan de slag te gaan. Dit maakt het proces voor iedereen sneller en efficiënter. Een ander voorbeeld hiervan is de opnameplanning in het kader van een operatie. Vroeger was dat allemaal op papier en was het moeilijk om geplande opnames aan te passen of last-minutes opnames aan te vragen omdat we dan altijd moesten bellen of langsgaan om te horen wat mogelijk was. Nu kan ik de operatie inplannen en dan wordt er onmiddellijk een opname aan gekoppeld. De opnameplanning kan hier dan rechtstreeks mee verder en wanneer een operatie verplaatst wordt, wordt dat in de opnameplanning ook automatisch aangepast.”
“Natuurlijk zijn er wel aandachtspunten voor ons. Zo moet je bijvoorbeeld goed opletten dat je patiënten inboekt bij de juiste arts. Als je niet aandachtig bent, kan het gebeuren dat je een patiënt per ongeluk bij de verkeerde arts inplant. Dat is echter meer een kwestie van alert blijven.”
Al doende leren
“Ik was zelf niet actief betrokken bij het implementatietraject. Enkel naar het einde toe ben ik gevraagd om de opleidingen voor de secretariaatsmedewerkers mee te verzorgen. Hoewel ik op dat moment zelf nog niet vertrouwd was met het systeem, ben ik er volledig voor gegaan. Door elke dag met HiX te oefenen en eigenlijk alle dagelijkse stappen te doorlopen in het EPD, heb ik het systeem snel onder de knie gekregen. Ik vond het heel aangenaam en leuk om mee te werken omdat het zichzelf eigenlijk uitwijst. Als je logisch nadenkt, kom je al heel ver.”
Intuïtief en gebruiksvriendelijk
“Ook de opleidingen hebben we stapsgewijs aangepakt. We hebben de secretariaatsmedewerkers goed laten oefenen in HiX en uiteindelijk waren ze allemaal enthousiast. Als gevolg hebben ze niet zo veel moeite gehad met de overstap naar het nieuwe EPD omdat het werken eenvoudiger is geworden. Het vorige systeem was veel omslachtiger en minder intuïtief. HiX is logischer opgebouwd en, zoals ik al zei, heel gebruiksvriendelijk. Op 2-3 dagen ben je weg met het programma omdat het zo duidelijk is. Ik kan zeggen dat ik echt fan ben.”
