Erasmus MC gaat gebruik EPD optimaliseren

​Goed gebruik EPD vraagt structurele training en opleiding

Als zorgverleners efficiënter gebruik maken van het EPD zijn ze vaak meer tevreden over het EPD. Meer kennis van het gebruik van het EPD is dus essentieel, want de winst van goed gebruik is groot: afname administratieve last, verbetering van kwaliteit en veiligheid van zorg, meer tijd voor de patiënt en tijdwinst nadien door hergebruik. Hoe staat het eigenlijk met de tevredenheid en het gebruik van het EPD? Waar zit de pijn? Waar liggen de kansen? In 2019 hebben Erasmus MC en Registratie aan de bron samen met onderzoeksbureau KLAS, the Arch Collaborative, onderzoek gedaan naar tevredenheid en gebruik van het EPD in dit UMC. Maar liefst 23,7 procent van de artsen en verpleegkundigen (1074 respondenten!) vulden de vragenlijsten in van dit project 'Meten is beter weten'. Deze nulmeting is een goede stap naar gerichte en effectieve training, opleiding en verbetering van het EPD-gebruik op het niveau van specialisme, afdeling, team en individu. De landelijke ambitie is dat ziekenhuizen in de toekomst kunnen benchmarken en van elkaar kunnen leren bij het optimaliseren van het EPD-gebruik.

Voor veel ziekenhuizen lag in de afgelopen jaren de focus op de implementatie van integrale EPD’s en gaandeweg is het besef ontstaan dat niet alle doelen zijn behaald en het efficiënt werken met het EPD lastig is en daarmee ontevredenheid ontstaat. Medisch specialisten en verpleegkundigen zien optimalisatie van ICT en het EPD in het bijzonder zelfs als een van de voornaamste oplossingsrichtingen voor het verminderen van de administratiedruk.  "Ook voor Registratie aan de bron is goed gebruik van het EPD een basisvoorwaarde voor het eenmalig, eenduidig vastleggen van zorginformatie en hergebruik hiervan", vertelt Marieke Hanegraaf, projectleider en adviseur gedragsverandering. "Vandaar dat we in april 2019 in met samenwerking met het Erasmus MC en het Amerikaanse onderzoeksbureau KLAS, The Arch Collaborative, het project 'Meten is beter weten - tevredenheid en optimaliseren epd-gebruik' zijn gestart. 

Resultaten Erasmus MC

Het Erasmus MC wist dat er ontevredenheid was over het gebruik en kende best veel voorbeelden hiervan, maar wist ook dat er veel diversiteit in gebruik en tevredenheid is. Over de vakgroepen heen en binnen een vakgroep. Daarom waren we op zoek naar een efficiënte ziekenhuisbrede aanpak over deze diversiteit. Erasmus MC verspreidde daarom medio september 2019 de vragenlijsten naar tevredenheid en gebruik onder artsen en verpleegkundigen. Van de bijna 5000 zorgprofessionals gaven 1074 respondenten inzicht in hun ervaringen. De eerste resultaten en analyses geven aan dat het percentage tevreden en ontevreden zorgverleners praktisch gelijk is. Verpleegkundigen zijn over het algemeen meer tevreden dan artsen. Wel zijn er grote verschillen tussen specialismen en afdelingen geconstateerd. De top drie van verbeteringen die de artsen en verpleegkundigen aangeven zijn: vergroot de snelheid, verbeter de zoekfunctie en verminder het aantal klikken, want navigeren kost veel tijd. Veel zorgverleners wensen verder functionaliteit die beter is afgestemd op hun specialisme. Ook laten de uitkomsten zien dat het Erasmus MC een grote verbeterslag kan maken in training en ondersteuning om te werken in het EPD. De uitkomsten van de vragenlijsten helpt het Erasmus MC bij het vergelijken van groepen en het zoeken naar best practises en verbeteringen.  

Tevredenheid én gebruik 

Naast de tevredenheid (KLAS vragenlijst) wilde het Erasmus ook weten hoe zorgverleners het EPD nu daadwerkelijk gebruiken. Vandaar dat ze zij in samenwerking met ChipSoft een zogenaamde efficiency logging hebben ontwikkeld, waarmee het ziekenhuis rapportages over het gebruik kan inzien. Met deze tool krijg je inzicht in het werkelijke gebruik, zoals het gebruik van favorieten, standaardteksten en invoercontext, maar ook zie je hoeveel tijd iemand besteed aan verslaglegging. Vervolgens kan gebruik gerelateerd worden aan tevredenheid. En dit geeft aanknopingspunten voor specifieke verbeteringen en trainingen, maar gaat ook zicht geven op best practises. Martin Kalshoven, manager Informatiemanagement binnen het Erasmus MC zegt hierover; “We hebben met ChipSoft een mooie samenwerking, waarin wij konden aangeven wat we wilden weten en ChipSoft aangaf wat zij kunnen meten. We vinden het meten van het EPD gebruik essentieel voor een optimaal EPD gebruik en zullen de metingen dan ook samen met ChipSoft verder ontwikkelen” Binnenkort start binnen het Erasmus MC het optimalisatietraject, waarbij de resultaten van het onderzoek bepalend zijn voor de inrichting van het verbeterplan per specialisme. 

Van elkaar leren en samen optimaliseren

In Nederland is het tevredenheidsonderzoek van KLAS reeds in verschillende EPIC ziekenhuizen ingezet, waaronder in het Amsterdam umc. Het Erasmus MC is nu het eerste ChipSoft ziekenhuis in Nederland dat in samenwerking met Registratie aan de bron de hulp van KLAS inzet. "Waar ik erg enthousiast over ben, is dat KLAS de uitgevraagde tevredenheid over het EPD versus de daadwerkelijke efficiency in gebruik kan samenvoegen in analyses en aanbevelingen", vertelt Marieke Hanegraaf. "Dit kan tot op het niveau van afdeling, team en zelfs individu. De uitkomsten van deze meting geven focus aan verbetertrajecten in ziekenhuizen. De meting kan, indien gewenst, na enige tijd opnieuw worden uitgevoerd, zodat het effect van de investering in het optimalisatietraject inzichtelijk wordt.”

Landelijke blauwdruk voor onderzoek EPD-optimalisatie

De aanpak van dit project met onderzoek naar tevredenheid en gebruik van het EPD en de geleerde lessen zijn voor Registratie aan de bron input voor het ontwikkelen van een landelijke blauwdruk voor andere ziekenhuizen. "Veel ziekenhuizen willen een beter gebruik van het EPD", geeft Marieke Hanegraaf aan. "Wij hebben de vragenlijsten van KLAS  vertaald naar het Nederlands en vragen toegevoegd die gaan over hergebruik. Ieder ziekenhuis dat in samenwerking met KLAS dit EPD tevredenheids onderzoek wil oppakken, kan deze verbeterde Nederlandse vragenlijst inzetten. Hiermee wordt het mogelijk dat ziekenhuizen met elkaar kunnen benchmarken en van elkaar kunnen leren.