Van 'not invented here' naar 'proudly copied from'

Drie jaar lang was informatiemanager Erik Zwarter (Erasmus MC) voortrekker van de succesvolle samenwerking tussen ziekenhuizen in de regio Zuid-Holland en Zeeland. Mede dankzij zijn inspanningen kunnen zorgverleners van elf ziekenhuizen nu in elkaars EPD meekijken naar informatie over patiënten die zij samen behandelen. Ook sturen zij bij onderlinge patiëntverwijzingen de relevante informatie direct digitaal mee. Herbert Fetter (Morgens) neemt nu het stokje van Erik Zwarter over. Samen blikken ze terug op de resultaten tot nu toe en de benodigde vervolgstappen.

Even terug naar het begin: hoe is die samenwerking tussen de ziekenhuizen ontstaan?

Erik Zwarter: In 2017 nam Erasmus MC het EPD HiX in gebruik. Veel andere ziekenhuizen in de regio gebruikten dit EPD al. Bij de gezamenlijke behandeling van patiënten wilden we graag dossiers met elkaar kunnen uitwisselen. Daar was nog geen oplossing voor. ChipSoft kwam toen met het concept Zorgplatform. Op basis daarvan zijn wij dit regionaal gaan uitwerken. In een aantal jaar hebben we geregeld dat de aangesloten zorginstellingen gegevens bij elkaar kunnen inzien en dat we onderlinge patiëntverwijzingen digitaal ondersteunen. Die producten staan nu. 

Hoe maak je zoiets samen tot een succes?

EZ: Ik denk dat een paar factoren belangrijk zijn. Wij zijn op regionaal niveau goed georganiseerd met een vorm van governance. We hebben een regionale stuurgroep, waarin we met elkaar afspraken maken. Die afspraken gaan onder meer over welke koers we gaan varen en dat de deelnemende ziekenhuizen zich hieraan conformeren en een implementatie organiseren. Zo zorg je ervoor dat die koers ook echt gevaren kan worden en dat het plan wordt uitgevoerd. Die combinatie is goed geweest. Anderzijds is de pragmatische insteek een succesfactor. De projectleiders en de functioneel beheerders zijn echt hands on heel gericht met elkaar aan de slag gegaan de administratieve lasten te verminderen. Dat is de intentie waar we hiermee gestart zijn: de naadloze overdracht en samenwerking in de zorgketen.

Zijn dit nu rijpe oplossingen die klaar zijn voor de uitrol naar zorginstellingen buiten de elf samenwerkende ziekenhuizen?

EZ: Ja, we zijn ook al met het Leids Universitair Medisch Centrum gestart en daar is voor de kindergeneeskunde al een verwijsstroom ingericht. Het kan dus ook in andere regio's. Maar de regio Alkmaar, om een voorbeeld te noemen, is óók gebaat bij oplossingen voor gegevensuitwisseling en samenwerking met andere zorginstellingen. Daarom is het belangrijk dat we met deze oplossing opschalen, qua volume en qua type gegevensuitwisseling. We hebben flink geïnvesteerd in deze prachtige techniek en dan is het zonde als er maar 2% van alle mogelijkheden gebruikt wordt.

Is het een moeilijke wedstrijd om zorginstellingen te overtuigen van jullie oplossing?

EZ: Jij kijkt er als relatieve 'nieuweling' met een frisse blik naar, Herbert. Wat vind jij?

Herbert Fetter: "Niet per se moeilijk, denk ik. Waar het voornamelijk in zit, is dat het wél een rijp product is, dat tegelijkertijd nog niet af is. Een arts of secretariële ondersteuning kijkt naar de ondersteuning van een heel proces en heeft eigenlijk geen boodschap aan de techniek onder de motorkap. De crux is dus om mensen het eerlijke verhaal te vertellen over wat wél kan, wat niet kan en wat er in de toekomst nog aankomt. Op die manier kunnen we ook veel duidelijker de directe meerwaarde laten zien. 

Wat zijn dan de mooie voorbeelden tot nu toe?

HF: Bijvoorbeeld de eerste ervaringen vanuit Radiotherapie in het Erasmus MC. Daar geven ze aan ongeveer vier tot zes minuten per verwijzing te besparen voor een ontvangende verwijzing. Dat is nog niet wetenschappelijk onderbouwd, maar geeft wel een duidelijke indicatie. Als je bedenkt dat we ongeveer 90.000 verwijzingen in de regio hebben, telt dat aardig op. Tegelijkertijd hebben we nog niet gekeken naar wat deze digitale ondersteuning betekent voor de verzender. Toevallig hebben we onlangs in het regionale CIO-overleg besproken ook naar meer kwalitatieve baten te kijken. Dan gaat het bijvoorbeeld over werkplezier, werktevredenheid, kwaliteit van zorg en compleetheid van informatie, zodat zorgprofessionals sneller aan de slag kunnen. Die juistheid van informatie is misschien niet direct in tijd of in euro's uit te drukken, maar het verhogen van werkplezier en het verlagen van administratieve lasten zijn wel echt belangrijke voorwaarden om mensen te overtuigen.

Met deze samenwerking en gegevensuitwisseling zijn jullie een voorbeeld voor andere regionale en misschien wel landelijke implementaties. Wordt er ook op die manier naar jullie resultaten gekeken?

HF: Ja, want uiteindelijk is de zorgwereld een klein wereldje waarin iedereen naar elkaar kijkt. Momenteel zijn veel regio's op hun eigen manier aan de slag. Vanuit mijn rol, waarin ik veel regio's bezoek, is dat leuk om te zien. Wat opvalt in onze regio, is de wil om samen te werken. Het is ook mooi te zien hoe gemakkelijk mensen elkaar kunnen vinden. Daarbij is het een voordeel dat de ziekenhuizen hier HiX gebruiken. In andere regio's is het applicatielandschap wellicht wat complexer, waardoor zij onze oplossingen niet één op één kunnen kopiëren. Wel denk ik dat andere regio's hier goede elementen uit kunnen halen.

Er is dus nog een hoop te winnen?

HF: Inderdaad, qua digitale gegevensuitwisseling hebben we nu een goede stap gezet met elkaar, maar als je kijkt naar het totale zorgproces, moeten er nog veel stappen volgen. Want Nederland is groter dan de regio. Onze huidige successen vormen een goede basis, maar ze moeten zich wel gaan verspreiden.

Wat gaat de patiënt hier uiteindelijk van merken?

EZ: Het liefst zo min mogelijk. Of anders: hopelijk ervaren zij geen fouten en hebben zij minder frustratie als hun behandeling door een ander ziekenhuis wordt overgenomen. Het komt nog regelmatig voor dat patiënten exact hetzelfde verhaal moeten vertellen bij een bezoek aan een volgend ziekenhuis. Of dat zij zelfs onderzoeken opnieuw moeten ondergaan, omdat de gegevens niet gedeeld worden door de ziekenhuizen. Met de digitale ondersteuning bij patiëntverwijzingen gaan zij een naadloze overgang ervaren. Concreet betekent dit: snellere doorlooptijden. Daarbij zie je echt het voordeel van Zorgplatform, dat ervoor zorgt dat de patiënt bijvoorbeeld automatisch ingeschreven wordt als hij nog niet in het ontvangende ziekenhuis bekend is. Dat is een van de mooie features die we met elkaar hebben gerealiseerd.

Even terug naar het project zelf. Technisch is het uitwisselen van digitale gegevens nu mogelijk, maar hoe zorg je dat zorgprofessionals dit gaan gebruiken? Is er vanuit de werkvloer een urgentiegevoel?

HF: Zeker, dat merk ik ook aan de hoeveelheid retourvragen die ik krijg: kan dit al? En wanneer kan dit? En dat? Er is enorm veel vraag. De werkvloer kijkt ernaar uit. Wat meer speelt, is het timingvraagstuk. Ze willen graag weten of de oplossing volwassen genoeg is om echt te gaan gebruiken of dat zij verschillende applicaties naast elkaar moeten gebruiken.

EZ: De zorgmedewerkers trekken de functionaliteiten bijna uit onze handen. Die urgentie is dus echt geen enkel probleem. De timing is inderdaad belangrijk. Wij hebben alle verwijsstromen geïnventariseerd en het zijn er ruim drieduizend, die je stuk voor stuk moet inrichten. Dan is de volgende vraag: als je die hebt ingericht, staan ze dan meteen aan? Enerzijds zou je ze met een big bang willen vrijgeven, zodat ziekenhuizen ze direct kunnen gebruiken. Dat kan praktisch gezien in een klein ziekenhuis misschien wel, maar in een groot academisch ziekenhuis is dat onhaalbaar. We zoeken dus een manier bedenken om dit gefaseerd in productie te nemen. Die timingvraagstukken moeten we samen uitdenken, om een patstelling te voorkomen waarbij de ene partij roept om een big bang en de andere dit graag per use case uitrolt. Met die weerbarstigheid hebben we nu te maken.

Eric, heb jij nog tips voor Herbert?

EZ: Ik denk dat zijn observatievermogen groot genoeg is en ik heb al gezien dat we hetzelfde basisprincipe hanteren als het gaat om procesverandering: people process technology. Met andere woorden: breng eerst de juiste mensen bij elkaar, denk vervolgens samen de processen uit en laat de technologie vooral ondersteunend zijn.

En Herbert, wat wil jij de zorginstellingen graag meegeven die handen en voeten proberen te geven aan samenwerking en gegevensuitwisseling?

HF: Ik wil ze er vooral voor behoeden dat ze het wiel opnieuw proberen uit te vinden. De zorg heeft een omslag nodig in denken, van 'not invented here' naar 'proudly copied from'. Ik zou dus willen zeggen tegen de zorginstellingen: neem vooral over wat je kunt overnemen, want daar is nog zo veel winst te behalen. In dit project hebben we al veel snelwegen voor gegevensuitwisseling aangelegd en geplaveid. Het is zonde van de tijd en het geld om daar nu eenzelfde weg voor te bedenken en ernaast te leggen, terwijl de huidige weg nog veel meer verkeer aankan.

Herbert Fetter (links) heeft het stokje overgenomen van Erik Zwarter.