Matthijs: "Vincent en Edwin zijn dé experts op het gebied van onze projecten. Vincent heeft als teamleider inmiddels elf projectconsultants in zijn team en zelf ook al jaren ervaring met het implementeren van HiX Datawarehouse. De projectconsultants kennen allemaal hun eigen expertise. Zo is Edwin jaren ondernemer geweest en neemt deze ervaring mee bij de implementatietrajecten. Andere collega's zijn juiste weer Datawarehouse/BI-expert of komen juist weer uit de zorg. Kortom: ons projectteam is er klaar voor."

Wanneer zorginstellingen kiezen voor HiX Datawarehouse, volgt er een periode waarin het projectteam met het ziekenhuis om tafel gaat over de wensen. Vincent: "Wij willen zo vroeg mogelijk in een traject aansluiten om van de zorginstelling te horen welke strategie zij willen voeren op het gebied van datagebruik. Wat willen ze bereiken? Niet alleen bij livegang, maar ook over vijf jaar. We bespreken dus echt het fundament, de architectuur en de datastrategie."

Edwin vult aan: "Welke stuurinformatie hebben ze al? Welke personen in de organisatie zijn hierbij betrokken? Welke informatievragen spelen er? En welke van die vragen worden er al beantwoord door de standaard content die beschikbaar is? Dat zijn factoren die we tijdens een gezamenlijke aftrapsessie snel in kaart willen brengen."

Opbouw van een project

Na die aftrapsessie volgen twee inrichtingsdagen en drie projectdagen. Edwin: "Op de inrichtingsdagen kijken we samen met de zorginstelling naar alle mogelijkheden van de HiX Datawarehouse-architectuur en de instelbaarheden van ons product. Ook gebruiken we deze dagen om te overleggen wat er technisch ingeregeld moet worden. Op de projectdagen kijken we met de domeinverantwoordelijken en eindgebruikers naar hoe zij de standaard content het beste kunnen inzetten voor hun werkproces. Daarna volgen twee testdagen, de go live en een aantal vraaggestuurde nazorgdagen."

Door al relatief vroeg aan het implementatieproject te beginnen, kunnen de BI-ers van een zorginstelling meteen aan de slag. Edwin: "Zij weten meteen welke oplossingen wij voor hen hebben en wat zij misschien zelf nog willen doen. Ook kunnen zij hun organisatie al informeren en warm maken over de nieuwe mogelijkheden. Vanzelfsprekend wordt het BI-team in dit traject door onze projectconsultant ondersteund bij vragen."

Die interne communicatie is erg belangrijk, vindt ook Vincent. "Daarom hebben we een communicatieplan opgesteld dat de zorginstellingen hierbij helpt. Aan de hand van dit plan kunnen zij bijvoorbeeld op de juiste plekken in het ziekenhuis banners neerzetten, zodat medewerkers gestimuleerd worden om met de nieuwe dashboards aan de slag te gaan."

Commitment vanuit bestuur

"Om datagedreven zorg onderdeel te maken van een zorginstelling is commitment vanuit de gehele zorgorganisatie cruciaal", vertelt Edwin. "Tot voor kort zaten we vooral met BI-afdelingen aan tafel. Inmiddels sluiten er ook steeds vaker CIO's en CMIO's aan. Maar als je datagedreven zorg écht duurzaam wil integreren, is het belangrijk dat ook het bestuur dit uitdraagt en de juiste mensen verantwoordelijk maakt."

Edwin en Vincent denken hier graag bij mee: "Wij denken dat zorginstellingen het beste resultaat behalen wanneer zij domeinverantwoordelijken benoemen", zegt Vincent. "Dus een aanspreekpunt op de financiële afdeling, een manager kwaliteit en veiligheid, een manager capaciteitsmanagement, enzovoorts. Kortom, mensen die over processen heen kunnen kijken."

Zorgprocessen verbeteren

Werken met data is van oudsher vaak belegd bij een CFO, merkt Vincent op. "Het werd namelijk vooral interessant geacht voor de financiële tak van zorg. Dit onderdeel is dus vaak al redelijk goed belegd binnen zorginstellingen. Het medische aspect komt ook steeds vaker centraal te staan en wij kunnen daar veel aanvullingen bieden. Je merkt al wel dat er een transitie gaande is; na de financiële oplossingen is capaciteitsmanagement nu vaak stap 2, gevolgd door het inzetten van data om zorgprocessen te verbeteren."

Een van de dashboards die populair is binnen zorginstellingen, is de indicatorenondersteuning. Vincent: "Dat dashboard toont indicatoren die zorginstellingen willen inzien of moeten aanleveren aan instanties als IGJ en ZIN. Dat is een organisatiebrede verlichting, want het dashboard haalt die gegevens automatisch op vanuit de registraties binnen HiX. Dat geldt ook voor de indicatoren die specialisten moeten aanleveren. Dat bespaart hen een hoop tijd. Door dit via de indicatorenondersteuning te doen, kan er ook gedurende het verslagjaar bijgestuurd en verbeterd worden en wordt aanleveren puur een bijzaak. Zo komt het verbeteren van de zorg weer centraal te staan."

Fundament van datastructuur

"Waar we met HiX Datawarehouse steeds meer naartoe bewegen, is dat we een soort fundament van datastructuur bieden", gaat Vincent verder. "Want op het moment dat meerdere zorginstellingen dit gaan gebruiken, wordt de uitwisseling tussen die zorginstellingen veel beter. Dan maakt een ziekenhuis een dashboard op basis van de datastructuur die wij faciliteren en kunnen die dashboards gemakkelijk uitgewisseld worden met andere zorginstellingen."

Edwin: "We willen dus een soort samenwerking creëren, waarbij wij faciliteren in het uitwisselen van dashboards en ideeën. Zo kunnen zorginstellingen dus andere zorginstellingen in het hele land helpen. HiX Datawarehouse krijgt daarmee steeds meer een brugfunctie naar de werkgroep BI. Via die BI-groep is er weer een brug naar alle eindgebruikers in de zorginstelling, naar een hoger strategisch niveau binnen de organisatie en naar externe partners. Een mooi voorbeeld hiervan is LOGEX, met wie we nu in gesprek zijn om data-aanleveringen van zorginstellingen te standaardiseren. Ook kunnen alle partijen via HiX Datawarehouse onderling bruggen slaan." Vincent: "Kortom, we worden steeds meer een spil als het gaat om beter dataverkeer."

Edwin: "En als het project klaar is, blijven de projectconsultants betrokken bij de zorginstelling. Op regelmatige basis vindt er afstemming plaats met de belanghebbenden, vaak de werkgroepleden, aangevuld met een CMIO. Afwisselend sluiten key-users aan als er vragen zijn over een specifiek werkproces. Door met elkaar in contact te blijven, helpen we elkaar."

Meer nieuws lezen?