Waarom medicatieverificatie via Zorgportaal?

“Via de gebruikersgroep Medicatieoverdracht, onderdeel van het Innovatieplatform van ChipSoft, wisten we dat er landelijk interesse was in de uitbreiding van het medicatieverificatieproces en ook om de patiënt hier een rol in te geven”, vertelt Lotte. “Toen we HiX twee jaar geleden bij Gelre Ziekenhuizen implementeerden, heeft de ziekenhuisapotheek aangegeven dat dit een absolute must voor hen was. Daarom is besloten om na de HiX-livegang in Gelre samen een pilot op te zetten om deze functionaliteit in de praktijk te testen. Aangezien patiënten al gebruik maken van het Zorgportaal om vragenlijsten in te vullen en resultaten te raadplegen, was het een logische keuze om de medicatieverificatie ook op deze manier via het portaal te laten verlopen.” 

Hoe ziet dit verificatieproces er precies uit?

“Als eerste stap wordt het LSP-profiel van de patiënt opgevraagd”, vervolgt Lotte. “Dat wordt gecombineerd met de actuele medicatie in HiX en in één lijst gezet. Nadien krijgt de patiënt het verzoek om zijn medicatiegebruik door te geven en te controleren via de vragenlijst ‘Medicijnen controleren’ op het patiëntenportaal. De patiënt kan per middel aangeven of het gebruik klopt, of het in andere dosis gebruikt wordt, of niet gebruikt wordt. Bij geen gebruik van medicatie kan hij/zij dit ook aangegeven, evenals zelf een middel toevoegen. De ingevulde vragenlijst wordt zichtbaar in het Medicatieprofiel (F8) in HiX waarbij een zorgverlener de patiëntverificatie kan controleren en overnemen naar de actuele medicatielijst.” 

Hoe gingen jullie hier in Gelre mee aan de slag?

“Voordat we echt aan de slag gingen, was de randvoorwaarde om een Gelrebrede ondersteuning vanuit de afdeling kwaliteit en veiligheid en de Raad van Bestuur te hebben”, begint Judith. “Zodoende is er een projectleider, een stuurgroep en een werkgroep aangesteld. Daarnaast hadden we een nauwe samenwerking met de IT-afdeling en de medewerkers en medisch specialisten van de pilotafdeling. We zijn gestart met het functioneel testen op de polikliniek neurologie.” “In de eerste maanden hebben we ervoor gekozen om de ingevulde patiëntvragenlijsten te laten controleren en overnemen door de apothekersassistent”, vult Noëlle aan. “Het was een volledig nieuwe functionaliteit dus we wisten op voorhand niet waar we tegenaan zouden lopen of welke kinderziektes we tegen zouden komen. Daarom wilden we weten wat er terugkwam en waar patiënten tegenaanliepen. Dat wilden we niet laten beoordelen door de specialist. Doordat we korte lijnen hadden met Lotte konden we snel schakelen en bijsturen waar nodig. De eerste maanden waren dus noodzakelijk om het proces voor ons én voor de patiënten te finetunen.”

Wat waren de resultaten van deze eerste periode?

“We zijn van start gegaan met de patiënten van de polikliniek neurologie”, gaat Noëlle verder. “Deze afdeling was al enthousiast over het project en ook de patiënten vormen een representatieve doelgroep. Ze zijn vaak ouder, hebben complexe ziektebeelden en gebruiken over het algemeen veel (risico)medicatie. Het is voor de specialist belangrijk om een volledig overzicht van het medicatiegebruik te hebben in de spreekkamer.”

“Patiënten kregen de vragenlijst 7 dagen voor hun afspraak toegestuurd en 4 dagen later kregen ze een herinneringsmail. Na drie maanden hadden 750 patiënten de vragenlijst digitaal ingevuld, wat neerkomt op 33% van de patiënten van de polikliniek neurologie. De reacties die we terugkrijgen van patiënten zijn positief. Via een kort evaluatieformulier na de medicatieverificatie geeft 70% van de patiënten aan de volgende keer weer via het portaal hun medicatie te willen controleren en 82% vond het makkelijk in gebruik. 

“Ook de specialisten zijn erg tevreden over het proces omdat ze nu in de spreekkamer inzicht hebben in het medicatiegebruik van de patiënt”, vervolgt Judith. “Dit geldt alleen als de patiëntverificatie is overgenomen in de actuele medicatielijst, in ons geval door de apothekersassistent. We hebben ook geëxperimenteerd met een hybride werkwijze waarbij de specialist de verificatie zelf beoordeelde en overnam tijdens het spreekuur. In de praktijk zitten hier echter nog veel haken en ogen aan, mede doordat bij anders gebruik van medicatie en nieuw toegevoegde medicatie dit handmatig moet worden aangepast. Het is complex om dat in de spreekkamer te doen. Indien de verificatie door de specialist in de spreekkamer niet was verwerkt, werd de apothekersassistent als vangnet ingesteld. Hierdoor waren we vaak achteraf bezig om correcties aan te brengen, wat ook weer risico’s met zich meebracht. In de spreekkamer waren mogelijks al wijzigingen uitgevoerd die dan niet meer overeen kwamen met de ingevulde patiëntverificatie. Daarom hebben we besloten dit terug te draaien.”

Wat zijn de voordelen van deze nieuwe medicatieverificatie?

“Het feit dat specialisten nu in de spreekkamer beschikken over een volledig en correct overzicht van het medicatiegebruik van de patiënt is een van de belangrijkste voordelen van deze nieuwe functionaliteit”, stelt Noëlle. “Bovendien besparen we als apothekersassistenten heel veel tijd uit met deze vorm van medicatieverificatie. Voorheen had de patiënt een telefonische of fysieke afspraak met een apothekersassistent om het medicatiegebruik te bespreken en vast te leggen in HiX. Dat proces duurde gemiddeld 15 minuten. Met de medicatieverificatie via Zorgportaal kan de patiënt dit in eigen tijd doen. De controle en overname kost gemiddeld 1,3 minuten. Dit is een enorme tijdwinst per patiënt!” 

Hoe ziet de huidige situatie eruit?

“Tijdens het project hebben we nog aanpassingen doorgevoerd in het proces”, vertelt Judith. “Zo hebben we bijvoorbeeld het aantal dagen voor het versturen van de vragenlijst aangepast van 5 dagen naar 7 dagen. En de LSP-bevraging van 6 naar 8 dagen. We merkten dat veel patiënten de vragenlijst in het weekend terugstuurden. Daarnaast sluit de vragenlijst momenteel één dag voor de afspraak, zodat patiënten deze niet meer in de wachtkamer kunnen invullen en zodat verwerking door de apothekersassistent voorafgaand aan het polibezoek kan plaatsvinden.”

“Daarnaast hebben we dit proces ook een maand getest op de preoperatieve screening en dat liep goed met een hoge respons van 60%”, gaat Noëlle verder. “We hebben dit helaas tijdelijk moeten stopzetten omdat er veel patiënten adhoc worden gepland, tot 2-3 dagen voor de POS-afspraak. Het gevolg is dat het versturen en ontvangen van de vragenlijst complex in te richten is. We hopen dit snel weer op te pakken wanneer de afspraken beter planbaar zijn. Twee weken geleden zijn we wel gestart met alle nieuwe patiënten van de polikliniek cardiologie en oncologie. Daarna willen we dit verder uitbreiden naar andere specialismen.” 

Hebben jullie nog tips voor andere ziekenhuizen die met medicatieverificatie via Zorgportaal aan de slag willen?

Betrek ziekenhuisbreed de juiste partijen: van de Raad van Bestuur tot aan de IT-afdeling, en zorg dat het volledige proces helder is”, benadrukt Judith. “Test het proces eerst goed in de acceptatieomgeving en start klein met één of twee afdelingen. Denk goed na over welke patiëntpopulatie je wilt betrekken en zorg dat de nodige agenda’s toegankelijk zijn voor de personen die de patiëntverificatie controleren. Verder is het belangrijk om rekening te houden met de timing van de vragenlijsten en sluitingsdatum, te zorgen voor duidelijke instructies naar patiënten toe en de checklist van ChipSoft even na te lopen. Als dat allemaal op orde staat, wordt het een plezier voor medewerkers van je zorginstelling om ermee te werken!” (lacht)

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Medicatieverificatie via Zorgportaal voor úw zorginstelling? Er is een handleiding met checklist en opname van Gelre Ziekenhuizen over dit onderwerp beschikbaar. Neem contact met ons op via communicatie@chipsoft.com meer informatie. Wij beantwoorden uw vragen graag.