"We willen sturen op data, maar we hebben nog niets. Begin maar." Met woorden van die strekking kreeg Frank van Heijningen in 2018 bij zijn aanstelling als teamleider BI in Alrijne te horen dat hij een nieuwe BI-strategie ‘from scratch’ mocht opbouwen. “Tja, en dan sta je voor je gevoel met je laarzen in een leeg weiland, jezelf af te vragen hoe je daar het beste een duurzame BI-boerderij neerzet.”

Gelukkig kwam zijn 23 jaar aan ervaring in een soortgelijke functie bij Erasmus MC goed van pas. “Ik wist dat we een duidelijke visie nodig hadden. Niet alleen om te weten wat we wilden bereiken, maar vooral ook hoe we dat gingen doen.” Van Heijningen vond een ‘haakje’ bij een van de ambities die Alrijne in het strategisch beleidsplan had geformuleerd: digitale zorg als vanzelfsprekend onderdeel van onze zorg.

Krachtige BI-visie

Zijn BI-team ontwikkelde een eenvoudige, krachtige visie: BI voor iedereen: verbeteringen door een data-driven organisatie. Van Heijningen: “BI omvat hierbij alle processen en tools die nodig zijn om de juiste inzichten te leveren voor de juiste besluitvorming, op strategisch, tactisch en operationeel niveau. En iedereen betekent ook echt iedereen, zowel intern als extern, zodat we zorgprocessen kunnen optimaliseren en onze zorg steeds beter kunnen maken.”

Van gevoel naar ratio

Maar wat betekent het precies om een data-driven organisatie te zijn? “In essentie willen we van gevoel naar ratio sturen, waarbij beslissingen gebaseerd zijn op feiten en niet op intuïtie. Ook willen we dat die data voor iedereen toegankelijk is.”, legt Van Heijningen uit. “Dit vereist meer dan alleen rapportages; het gaat om kwalitatief goede data die bereikbaar en koppelbaar is.”

Inzichten omzetten naar acties

Vertrouwen in die data is hierbij volgens Van Heijningen cruciaal. “Dit bouwen we op door gebruik te maken van eenduidige definities en het garanderen van valideerbare data. Alleen dan kunnen we inzichten omzetten in acties en zelfs verder gaan naar het automatiseren van die acties op basis van die inzichten.”

“Data as an asset”

Om dit alles mogelijk te maken, heeft Alrijne een duidelijk BI-beleidskader opgezet. “Een belangrijk uitgangspunt is dat we data zien als één van de meest waardevolle bedrijfsmiddelen binnen de organisatie: data as an asset. Dit betekende ook dat we een robuuste data governance-structuur moesten neerzetten, met duidelijke eigenaren van data, die verantwoordelijk zijn voor tijdige en accurate bronregistratie. En die data moest volgens het FAIR-principe worden opgeslagen: findable (vindbaar), accessible (toegankelijk), interoperabel en re-usable (herbruikbaar).”

Open platform: eenvoudig ontsluiten en valideren

“Onze softwareleverancier (ChipSoft, red.) speelt een belangrijke rol in onze BI-strategie”, gaat Van Heijningen verder. “Hun open platform stelt ons in staat om data uit verschillende bronnen, zoals elektronisch patiëntendossier HiX en ons datawarehouse, eenvoudig te ontsluiten en valideren. Deze flexibiliteit helpt ons om betrouwbare en geïntegreerde data op een centrale plek beschikbaar te maken. Daarnaast biedt ChipSoft ons de mogelijkheid om met verschillende tools te werken, zoals Power BI, voor het maken van toegankelijke dashboards die diepgaande inzichten bieden.”

Eén geïntegreerde BI-oplossing

Koppelbaarheid is een andere belangrijke anker in de visie van Alrijne. “Wij willen geen zogenaamde stove-pipe-architectuur, waarbij aangekochte BI-modules in silo’s opereren en geen integratie hebben met andere systemen. Daarom hebben we gekozen voor één geïntegreerd BI-platform, waar zowel de oplossingen van HiX als de aangekochte oplossingen samenkomen. Daardoor kunnen we ook gebruikmaken van conformed dimensions, zodat we het wel altijd over dezelfde informatie hebben. En wat ons betreft moet die informatie via één rapportagetool raadpleegbaar zijn. Daar gebruiken wij Power BI voor.”

Standaard content tenzij

Om de eenduidigheid en betrouwbaarheid van data te bewaken, hanteert Alrijne het principe ‘standaard content, tenzij’. “We wijken dus alleen af van standaard dashboards, rapportages en datawarehouse-modellen als specifieke wensen van de organisatie dat echt vereisen, anders niet. Door eenduidige definities te hanteren en zoveel mogelijk met standaard content te werken, voorkomen we verwarring en dubbel werk binnen het BI-team.”

Alsof gebruiker langs buffet loopt

“Onze volgende stap wordt het verwerken van data naar inzichten en acties. Hiervoor hebben we als beleidskader ‘Selfservice BI op basis van Managed BI’ ingevoerd. Dit houdt in dat het BI-team de regie houdt over wat we aanbieden, maar dat de gebruiker zelf kan kiezen welke informatie hij of zij nodig heeft. Alsof je langs een lekker buffet loopt. Dit bevordert het gebruik van onze tools en geeft meer vertrouwen in de data.”

Snel interpreteren door eenvoudig dashboard

Gebruikers hoeven hiervan geen visueel spektakel te verwachten. “We hanteren juist een ‘less is more’-benadering, waarbij we de dashboards zo simpel mogelijk houden. Door inbedding van visuele perceptietheorieën kan de gebruiker de data snel interpreteren.” Alrijne gebruikt een mix van HiX-dashboards en eigen Power BI-dashboards. “Hiermee kunnen we voldoen aan de specifieke eisen van onze organisatie en tegelijkertijd profiteren van de flexibiliteit van ChipSoft.”

Veelbelovende toekomst

‘Better think twice’ voor wie denkt dat Van Heijningen nu met zijn BI-team tevreden achterover leunt. “Haha, absoluut niet. We willen onze data governance verbeteren en ons verder verdiepen in de oplossing voor capaciteitsmanagement binnen HiX. Genoeg te doen dus! Maar dankzij de samenwerking met ChipSoft en onze eigen drive naar een steeds meer datagedreven organisatie, zetten we de juiste stappen. De toekomst ziet er veelbelovend uit.

Meer weten?

Wilt u meer weten over Datagedreven Zorg in relatie tot HiX? Neem dan contact op met één van onze experts.