De Sint Maartenskliniek (SMK) in Nijmegen ging eind januari succesvol live met de nieuwste versie van elektronisch patiëntendossier (EPD) HiX. Na een intensieve implementatieperiode is het ziekenhuis nu optimaal voorbereid op de toekomst. Interim-bestuurder Jaap van den Heuvel, met 28 jaar ervaring als zorgbestuurder een bekend gezicht in de ziekenhuiswereld, blikt terug op de unieke overstap, die tot stand kwam door een even unieke samenwerking.
De overstap naar een nieuw EPD was voor SMK een noodzakelijke stap, nadat het ziekenhuis door omstandigheden bijna zonder EPD kwam te zitten. Onder leiding van Jaap van den Heuvel besloot het ziekenhuis terug te keren naar HiX, dat eerder al als zelfbouw-EPD fungeerde binnen SMK. “Maar nu kozen we voor de gestandaardiseerde variant. Niet alleen om de ruis rondom koppelingen weg te nemen, maar ook omdat hier onder de artsen veel draagvlak voor was. Veel artsen wisten wat ze hiermee zouden krijgen, gebaseerd op hun ervaringen in andere ziekenhuizen.”
Voordelen van gestandaardiseerde content
Volgens Van den Heuvel biedt ‘standaard content’ op meerdere niveaus voordelen. “Voor de zorg is het goed dat artsen en verpleegkundigen in verschillende ziekenhuizen met dezelfde systemen werken. Daardoor zijn zij snel aan het systeem gewend. Het voorkomt bovendien dat iedereen op zijn eigen eilandje oplossingen gaat verzinnen en maakt de uitwisseling van gegevens met andere zorginstellingen eenvoudiger. Voor de leverancier is standaard content bovendien beter beheersbaar, waardoor die z’n energie kan steken in innovatie, in plaats van het ondersteunen van talloze maatwerksystemen.”
Daarnaast helpt standaardisatie bij het verminderen van de registratielast. “Heel belangrijk, want zorgprofessionals besteden veel tijd achter de computer. Dan is het essentieel dat het EPD prettig werkt en dat de administratieve last zo laag mogelijk is.” Op de dag van de livegang verwachtte Van den Heuvel wat negatieve geluiden over het nieuwe systeem. “Maar het tegendeel bleek waar. Een aantal medewerkers zei juist: ‘we kunnen nu veel méér’. Daarmee werd duidelijk dat HiX de afgelopen jaren enorm is doorontwikkeld.”
Implementatie onder enorme tijdsdruk
De implementatie in de Sint Maartenskliniek stond onder flinke tijdsdruk. Waar een implementatie vaak meer tijd vergt, werd het traject nu in slechts zes maanden gerealiseerd. “Dat is een extreem korte tijd. Ik heb ook even gedacht: gaat het allemaal wel goedkomen? Maar gelukkig werd het een succes.”
Een belangrijke reden voor dit succes schrijft Van den Heuvel toe aan de samenwerking met ChipSoft. “Heel eerlijk: we zaten echt knel, qua tijd. ChipSoft heeft toen de helpende hand geboden en voorgesteld om aan onze kant ook een projectleider van hen neer te zetten. Dat bleek een gouden zet, waar we echt blij mee waren.”
Belang van betrouwbare EPD-partner
In zijn 28-jarige loopbaan als bestuurder werkte Van den Heuvel in verschillende ziekenhuizen: het Rode Kruis Ziekenhuis (2x), het Canisius Wilhelmina Ziekenhuis, Reinier de Graaf, Antoni van Leeuwenhoek en Maasstad Ziekenhuis. In die jaren ervaarde hij hoe cruciaal een betrouwbare EPD-partner is. Diverse keren werd hij geconfronteerd met de gevolgen van verkeerde keuzes: een leverancier die na een paar jaar stopte, een leverancier die de facturatie niet op orde kreeg en van het toneel verdween, twee mislukte implementaties, waarbij het in één geval twee jaar duurde om alles recht te zetten. “Dat is allemaal verloren tijd en energie, die we veel beter hadden kunnen besteden.”
Extra rust en zekerheid
De interim-bestuurder is dus blij dat hij SMK nu met een solide EPD achterlaat. “Waar andere leveranciers soms beloftes doen die zij niet kunnen waarmaken, hebben we nu een leverancier die rechtdoorzee is en de zaken goed op orde heeft. Ze gaan er bij een implementatie vol voor en aan het einde van het traject stáát het EPD als een huis. En áltijd binnen de afgesproken tijd. Dat is onvoorstelbaar knap. Wat wil je als bestuurder nog meer?!”
Van den Heuvel geeft aan dat het hem extra rust en zekerheid geeft dat het EPD van Nederlandse makelij is. “Ik heb meermalen gezien dat een buitenlandse partij de markt betrad, naar eigen idee niet genoeg voet aan de grond kreeg en vervolgens de stekker eruit trok. Dan zit je als ziekenhuis met je handen in het haar. Dat moet je niet willen riskeren.”
Vol inzetten op innovatie
Nu SMK succesvol live is, hoopt Van den Heuvel dat het ziekenhuis samen met ChipSoft vol blijft inzetten op innovatie. “Dan denk ik bijvoorbeeld aan datagedreven zorg en AI. Ik heb begrepen dat iedere dag honderden softwareontwikkelaars werken aan innovaties in HiX en dat is fijn om te weten. Het is ook hard nodig, want door innovatie kunnen we veel tijd en moeite besparen, vooral bij eenvoudige administratieve processen en allerlei controles en dubbelchecks. Dat is een enorme winst voor ziekenhuizen, die bijna allemaal kampen met personeelstekorten en steeds toenemende administratieve lasten.”
De belangrijkste sleutel tot succesvolle innovaties, ligt wat Van den Heuvel betreft bij intensieve samenwerking tussen zorgprofessionals en de leverancier, bijvoorbeeld binnen het Innovatieplatform. “Dat is een must, want zo kunnen de zorginstellingen hun beste practices met elkaar én met de leverancier delen. Daardoor kunnen nieuwe technologieën en verbeteringen snel in het EPD geïntegreerd worden, wat essentieel is voor het verbeteren van de zorgkwaliteit én voor het verlagen van de administratielast. Voor de EPD-leverancier is de grote uitdaging om steeds goed naar alle input te luisteren en de beste ideeën in het EPD te verwerken.”
Toekomstbestendig EPD
Met de succesvolle HiX-implementatie heeft de Sint Maartenskliniek een belangrijke stap gezet naar een toekomstbestendig EPD. Van den Heuvel blikt nog één keer tevreden terug op het hele proces. “Door een strakke planning en veel vakmanschap is de implementatie betrekkelijk vlekkeloos verlopen. Het liep als een geoliede machine, terwijl het toch echt complexe materie is. Ontzettend knap. Geen gedoe, geen loze beloftes: het werkt gewoon. Uiteindelijk is dat wat je als zorginstelling nodig hebt.”
