Als zorginstelling wilt u verzekerd zijn van een robuuste IT-partner die de implementatie van een elektronisch patiëntendossier (EPD) gedegen kan uitvoeren. Dit artikel geeft de structuur van het EPD-implementatietraject bij ChipSoft weer. Met 30 jaar ervaring op zak delen we graag onze inzichten.
EPD-implementatie vraagt om planning en structuur
De implementatie van een geïntegreerd EPD is een complex proces waar verschillende belanghebbenden bij betrokken zijn. Het is daarom aangeraden dit traject gefaseerd en planmatig aan te pakken met een duidelijke structuur en rolverdeling. Zo adviseert ook de PRINCE2-methodiek waarop ChipSoft zich voor implementatietrajecten steeds baseert.
Aan het begin van een traject wordt het implementatieplan besproken en vastgelegd met de projectleiding van het ziekenhuis. Hierdoor heeft de zorginstelling nog voor de implementatie van start gaat een goed beeld van het gehele traject. Een effectieve projectmethodologie die op voorhand gedeeld en geduid wordt, vormt namelijk de basis voor een succesvolle implementatie.
Implementatietraject in verschillende stappen
Elke EPD-implementatie van ChipSoft doorloopt de volgende hoofdfasen:
1) Voorbereiding
2) Implementatie en testen
3) Eindgebruikersopleiding, livegang en nazorg
Elke fase bestaat uit verschillende mijlpalen, die elk een begin- en einddatum hebben. Deze mijlpalen zijn vervolgens verder opgesplitst in nader gedefinieerde activiteiten en deliverables, zodat een gedetailleerde opvolging mogelijk is.
Alles begint met een goede voorbereiding
Tijdens de voorbereidingsfase wordt alles in gereedheid gebracht opdat het projectteam vervolgens van start kan. Zo wordt onder andere de infrastructuur geïnstalleerd, worden projectmedewerkers opgeleid en wordt gestart met de datamigratie.
Software klaarmaken voor gebruik
De daaropvolgende fase, implementatie en testen, is veruit de meest uitgebreide. Hierin wordt onder meer de inrichting op punt gesteld en de datamigratie klaargemaakt voor livegang. Alles wordt ook grondig doorgetest aan de hand van test cases. De testfase is van groot belang in het implementatieproces omdat ze de mogelijkheid biedt eventuele functiefouten te corrigeren en bepaalde functionaliteiten vanuit het oogpunt van de eindgebruiker te evalueren.
Zorginstelling voorbereiden op livegang
Een implementatie is pas succesvol wanneer eindgebruikers de benodigde kennis en vaardigheden bezitten om het systeem op correcte wijze te gebruiken. Daarom is een goede training met het EPD door individuele hands-on ervaring cruciaal. In de laatste fase worden eindgebruikers daarom opgeleid in het eigen systeem, zodat ze een realistische oefenomgeving ter beschikking hebben om de werking van het EPD onder de knie te krijgen.
Wanneer de finale conversieronde doorlopen is en alle data gemigreerd zijn, wordt de software met onderling akkoord live gebracht. De go-live zelf verloopt volgens een vooraf opgesteld overgangsdraaiboek.
De nodige ondersteuning
Na de livegang volgt de nazorgperiode. Ook in deze fase kan de zorginstelling rekenen op de ondersteuning van ChipSoft. Het systeem wordt verder gestabiliseerd en wordt overgedragen op de medewerkers van het ziekenhuis zodat zij helemaal klaar zijn om zelf met het EPD aan de slag te gaan.
De implementatiestrategie wordt regelmatig bijgeschaafd op basis van ervaringen, nieuwe inzichten en technologieën, zodat deze zo goed mogelijk is afgestemd op de actuele realiteit en best practices.is.
ZNA en GZA Ziekenhuizen bereiden zich voor op de implementatie van HiX
Bekijk hier hoe ziekenhuisgroepen ZNA en GZA Ziekenhuizen zich voorbereiden op de implementatie van elektronisch patiëntendossier HiX.
