Zorgorganisaties dienen steeds meer gegevens vast te leggen bij de zorg van hun patiënten, waardoor tijd en middelen onder druk komen te staan. Ook de financiële afhandeling vraagt om een efficiënte verwerking. HiX beperkt de (financiële) registratielast tot een minimum, zodat er meer tijd beschikbaar is voor de patiënt.
Efficiënte werkprocessen
De financiële afhandeling wordt volledig gestroomlijnd. Met sluitende oplossingen voor de verrichtingenregistratie zijn zorgverleners zeker van een vlotte maar ook correcte en volledige facturatie van de geboden zorg. Zo lopen zorginstellingen alvast geen inkomsten mis en wordt de tijd die ze spenderen aan de financiële registratie beperkt.
Alle benodigde gegevens worden slechts éénmaal vastgelegd; dat is een van de basisprincipes van het EPD. "De integratie is voor mij de grote sterkte van HiX. Gegevens worden automatisch overgedragen en ingevuld," aldus Dr. Pieter Vandecandelaere, MLD-arts bij AZ Delta. "Vroeger hadden we drie, vier, vijf verschillende omgevingen die we telkens moesten openen en waartussen we moesten switchen. Nu hebben we er één, en dat maakt een groot verschil."
Verrichtingenregistratie in HiX
De functionaliteit voor tarifering en facturatie is uitgewerkt als een hybride oplossing, waarbij het registreren van verrichtingen in het EPD plaatsvindt. Dr. Vandecandelaere vertelt hoe de werkwijze er op zijn afdeling uitziet. "Met HiX geven we na het contact eenvoudig aan welke verrichtingen we bij elke patiënt hebben uitgevoerd. Bij die registratie ondervinden we verregaande ondersteuning: waar mogelijk worden gegevens al in het registratiescherm ingevuld door HiX." Het EPD houdt bij de vastlegging rekening met de financiële context van de verstrekking en controleert de bevoegdheid van de ingelogde gebruiker.
Na validering worden de verrichtingen aan het externe facturatiepakket aangeleverd voor verdere verwerking. "Vanuit hetzelfde scherm verzenden we deze informatie naar ons facturatieprogramma. De integratie van beide programma's maakt dit veel eenvoudiger." Om dubbelregistratie te voorkomen is die integratie uni-directioneel. De uitwisseling staat reeds op punt met alle veelgebruikte pakketten en de omschreven werkwijze is bij verscheidene zorginstellingen in gebruik. Er wordt in tussentijd eveneens een volledig in HiX geïntegreerde oplossing ontwikkeld.
Nomenclatuur op de achtergrond
Vastgelegde verstrekkingen worden door HiX meteen gemapt met de juiste code uit het nomenclatuurbestand, dat gebaseerd is op het bestand van RIZIV aangevuld met controleparameters. Dat bestand wordt door ChipSoft onderhouden. Ziekenhuizen beschikken dus steeds over een actueel en correct bestand voor de vastlegging van hun verrichtingen.
Zo veel mogelijk wordt financiële informatie door HiX afgeleid uit de normale zorgregistratie. Het EPD is reeds voorzien van een scala aan specialisme-specifieke standaardregistraties, dat steeds verder wordt uitgebreid. Daarvoor leidt HiX de juiste code af uit de registratie van bijvoorbeeld een specifieke agenda-afspraak, een order, een event, een ingebracht materiaal… Verrichtingen kunnen eveneens handmatig geregistreerd worden met gebruik van sjablonen die op maat van de ingelogde gebruiker worden aangeboden.
Steeds beter gestroomlijnd
Dr. Vandecandelaere en zijn collega's weten dat de huidige registratiefunctionaliteit in AZ Delta slechts het begin is. Het ziekenhuis is enkele maanden live en de ondersteuning voor tarifering en facturatie is in volle doorontwikkeling. "We merken dat de ondersteuning week na week vooruitgang boekt en dat onze opmerkingen worden meegenomen. De module is een work in progress. In de toekomst zullen verrichtingen automatisch uit onze zorgregistraties worden afgeleid."
Foutieve of onvolledige (niet-gevalideerde) registraties verschijnen op een specifieke werklijst, geannoteerd met de relevante foutcode. "Het gaat bijvoorbeeld om verrichtingen waarvoor HiX niet automatisch kan uitmaken bij welke registratie ze horen. Het grote voordeel van deze werkwijze is dat we structurele fouten zien. HiX biedt ons waardevolle ondersteuning bij het opsporen van patronen die verklaren waarom er iets fout gaat. Door rechtstreeks de oorzaken aan te pakken zorgen we ervoor dat er steeds minder fouten de kop opsteken én verbeteren we ook de werking van het programma zelf. We willen het aantal foutmeldingen tot bijna nul reduceren, en zijn daarbij merkbaar op de goede weg."
Diverse oplossingen
Naast de verrichtingen is ook de financiële afhandeling van andere aspecten van de zorg ingebouwd in HiX. Specifieke workflows zijn bijvoorbeeld voorzien voor medicatie-attesten, waarvan de aanmaak getriggerd wordt bij het voorschrijven van attestplichtige medicatie. Ook het aanvragen en opvolgen van conventies is mogelijk, waarbij eveneens de nodige controles zijn ingebouwd.
In overleg met klant-ziekenhuizen zorgt ChipSoft ervoor dat oplossingen voor de financiële registratie voorhanden zijn binnen het EPD. Met die oplossingen biedt HiX de beste garanties voor een volledige en foutloze financiële afhandeling van de zorg.
Het intelligente hergebruik van geregistreerde gegevens verlaagt de registratiedruk aanzienlijk. Dat geldt ook voor de informatie benodigd voor de tarifering en facturatie van de zorg. In een wettelijke context die steeds meer verplichte rapportering voorschrijft, valt het belang van dit principe voor de tijdwinst niet te onderschatten.
