Als eindverantwoordelijke voor de implementatie heeft projectleider Petra Tuyp er alles aan gedaan om de overstap naar EPD HiX in revalidatiecentrum Klimmendaal in goede banen te leiden. "Dit was een bijzonder project met vele uitdagingen."
Omgaan met maatregelen
Een van die uitdagingen was het omgaan met de coronamaatregelen. Tuyp: "De eerste drie projectdagen konden we helaas niet fysiek samenkomen om de processen door te nemen. Maar toen dat vanaf de vierde projectdag wél kon, hebben we een flinke inhaalslag gemaakt."
Opleidingen herplannen
Ook rond de opleidingen, in de laatste twee weken voor de livegang, gooide corona roet in het eten. "We hadden alle HiX-trainingen al gepland staan, toen de maatregelen weer werden aangescherpt. We moesten de opleidingen herplannen. Dat zijn zaken waar je liever geen tijd aan spendeert."
Alleen interne mensen
Waar grotere zorginstellingen er soms voor kiezen externe bureaus in te schakelen voor de implementatie, deed Klimmendaal voornamelijk een beroep op eigen mensen. "Een schot in de roos", zegt Tuyp enthousiast: "Dat heeft ons vele voordelen opgeleverd, want eigen mensen kennen de organisatie en processen goed. Ook bouw je hierdoor kennis op binnen de organisatie, die je behoudt als je overgaat van de projectfase naar de beheerfase."
Juiste poppetjes
De grootste uitdaging was ervoor zorgen dat de juiste mensen op de juiste plek werden ingezet. "Een groot gedeelte van de deelnemers aan dit project zijn behandelaars. Dat is een heel ander vak; een fysiotherapeut kan heel goed zijn, maar als hij niet in projectvorm kan werken, is dat lastig. De juiste mix van kritische denkers en pragmatici, uit alle lagen en functies in de organisatie, zorgt voor een succesvol verloop van het project. Als projectleider was ik echt heel bij met alle projectleden vanuit de organisatie. De sfeer was heel goed en zonder elkaar hadden we dit eindresultaat niet kunnen bereiken. Ook voor de niet-projectleden was het soms lastig: zij moesten hun collega's missen op de projectdagen."
Duizendpoten met helicopterview
"Je zoekt eigenlijk naar duizendpoten die het eigen proces goed kennen én breder kijken dan dat", vertelt Tuyp. "We hebben bij Klimmendaal veel verschillende locaties die allemaal specifieke kenmerken hebben. De opdracht was om een uniform HiX in te richten met uniform proces. Dan heb je projectleden nodig met een helicopterview, die over hun eigen vak, team en locatie heen kijken."
Tijdwinst
Vervolgens is het de kunst om die mensen vrij te houden voor het project, want de druk die zij voelen om de zorg weer in te duiken, is groot, meent Tuyp. "Maar als dat lukt, zet je al een hele belangrijke stap. Het grote voordeel van 'inhoudelijke' mensen in je projectteam is namelijk, dat degenen die de keuzes moeten maken over de inrichting al direct bij je aan tafel zitten. Je wint daar dus veel tijd mee."
Vruchten plukken
"Vanaf het begin van dit traject trokken we de vergelijking met het planten van een zaadje. Daar komen mooie bloemen uit als je het liefde tijd en aandacht geeft. Daarom heeft iedereen bij de start van de implementatie en bij de aankondiging van het project wat bloemzaadjes gekregen. Bij de trainingen kreeg iedereen een plantje, het symbool voor de groei die we op dat moment doormaakten. Bij de livegang deelden we appels uit met de logo's van HiX en Klimmendaal. Die appel staat symbool voor de vruchten die we gaan plukken van dit EPD."
Patiëntveiligheid
Wat die vruchten zijn? "We hebben nu één geïntegreerd systeem voor ons dossier, de planning, vragenlijsten, medicatie, etc. Dat verbetert de patiëntveiligheid, want iedereen gaat uit van dezelfde gegevens. Voorheen hielden we die gegevens op allerlei verschillende plekken bij, waarbij je niet zeker wist of ze actueel waren. Ook is HiX gewoon een bewezen pakket, dat continu doorontwikkelt."
Stap vooruit
"Processen die tot voor kort handmatig gingen, verlopen voortaan digitaal. Sommigen vinden dat eng, want een registratie op papier is tastbaarder dan een digitale registratie, maar qua veiligheid is HiX een stap vooruit."
