Privacystatement ChipSoft - Bescherming persoonsgegevens

U wilt natuurlijk niet dat iedereen zomaar kan zien wat uw zoekgedrag op internet is. Dit geldt voor het zoeken naar vacatures, het aanmelden voor een van onze evenementen, het voeren van chatgesprekken, het volgen van e-learning, etc. ChipSoft doet er alles aan om uw privégegevens ook echt privé te houden. In dit privacystatement vertellen we u iets over de data die ChipSoft van u als (potentiële) sollicitant, websitebezoeker, aanvrager of klant opslaat.

ChipSoft slaat uw persoonlijke gegevens op in een beveiligde database. Daarbij houden we ons aan de wettelijke regels, waaronder de General Data Protection Regulation (GDPR), in het Nederlands de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Uw gegevens worden alleen gedeeld met derden die ons helpen bij het vinden van nieuwe collega's, maar ook als het gaat om de organisatie van events. Natuurlijk houden ook derde partijen zich aan de wettelijke regels en hebben zij verwerkersovereenkomsten. De data worden niet doorgegeven aan derde partijen voor commerciële doeleinden. Welke gegevens we vragen en waarvoor we ze gebruiken, kunt u hieronder lezen. Ook leest u hier wat uw rechten zijn, wie toegang heeft tot uw data en hoelang ChipSoft gegevens bewaart.

Welke persoonsgegevens verwerkt ChipSoft, waarom en op welke rechtsgrond?
Hieronder staat een overzicht van de doeleinden waarvoor ChipSoft uw persoonsgegevens verwerkt. Daarbij is steeds aangegeven welke gegevens ChipSoft voor dat specifieke doel gebruikt, wat de juridische grondslag is om die gegevens te mogen verwerken en hoelang de gegevens door ChipSoft worden bewaard.

I. Sollicitanten

Persoonsgegevens die door een sollicitant aan ChipSoft worden doorgegeven, worden uitsluitend gebruikt om een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces mogelijk te maken. ChipSoft verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten rechtstreeks, via formulieren, de interne vacaturesite of persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail. De gegevens en documenten die door u worden verstrekt, waaronder contactgegevens, cv en motivatiebrief, worden door ChipSoft onder meer verwerkt:

om te bepalen of u in aanmerking komt voor de vacature waarop u heeft gesolliciteerd, of – in het geval van een open sollicitatie – of u in aanmerking komt voor een positie binnen ChipSoft;
voor het laten uitvoeren van een assessment;
voor de uitvoering of toepassing van een wet.

Wat willen we van u weten als u solliciteert?

voor- en achternaam (verplicht veld in ons sollicitatieformulier)
telefoonnummer (verplicht veld in ons sollicitatieformulier)
e-mailadres (verplicht veld in ons sollicitatieformulier)
cv (verplicht veld in ons sollicitatieformulier)
motivatiebrief (optioneel, geen verplichte velden)
IP-adres

Voor welke doeleinden verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens?
ChipSoft zal uw persoonsgegevens vergelijken met de vacature(s) en de daarbij behorende kwalificaties. Daarnaast brengt ChipSoft u via de verstrekte contactgegevens op de hoogte van de procedure. De gegevens worden ook gebruikt voor het doorgeven van informatie over andere vacatures of functies waarvoor u eventueel in aanmerking komt.

Wat is de 'juridische grond' voor het gebruik van uw gegevens?
De verwerking van deze persoonsgegevens gebeurt op basis van toestemming.

Hoelang bewaart ChipSoft uw gegevens?
ChipSoft bewaart de gegevens van sollicitanten tijdens de wervings- en selectieprocedure. De sollicitatiegegevens worden (in geval van een afwijzing) uiterlijk vier (4) weken na het beëindigen dan wel afronden van de sollicitatieprocedure door ChipSoft verwijderd. Uitsluitend met uw toestemming bewaart ChipSoft de sollicitatiegegevens voor een termijn van één (1) jaar om u te kunnen informeren mocht er op een later tijdstip een passende functie vrijkomen. Als de gegevens anoniem worden gebruikt, gebruiken we ze alleen voor interne analyses en rapportages.

Wanneer de sollicitant zijn aanbieding heeft geaccepteerd en zijn persoonlijke documentatie heeft toegestuurd (paspoort/ID, diploma's, inventarisatieformulieren en rijbewijs) via een beveiligde mail spreken we van een nieuwe medewerker. Vervolgens maakt ChipSoft een Teams-account aan o.b.v. het werkmailadres van de nieuwe medewerker. Hierin informeert ChipSoft via Teams de nieuwe medewerker over zijn eerste werkdag en het inwerktraject (onboarding).

Voor vragen/klachten kunt u te allen tijde contact opnemen met werken@chipsoft.com.

II. Indiensttreding

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Indien we u schriftelijk een aanbieding doen toekomen en deze wordt geaccepteerd, dan hebben we de volgende gegevens van u nodig:

volledige voornamen, achternaam en geslacht
geboortedatum en -plaats
adres, postcode en woonplaats
telefoonnummer
burgerlijke staat
nationaliteit
diploma's
CV
ID/paspoort
Vakantie attest (procedure alleen van toepassing bij (potentiele) collega's werkzaam in België)

Wanneer u bent aangenomen en de proeftijd is verstreken, vragen wij een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan. Een VOG vragen wij via de gemeente aan door een volledig ingevuld aanvraagformulier in te dienen bij de afdeling Burger-/Publiekszaken (Nederlandse procedure). Voor nieuwe collega's woonachtig in België, vragen wij een uittreksel strafregister aan ons te overleggen. Deze dient door de persoon zelf te worden aangevraagd (Belgische procedure). De reden voor deze procedure is dat wij software ontwikkelen voor ziekenhuizen en zorginstellingen en onze medewerkers zorgvuldig moeten kunnen omgaan met privacygevoelige informatie.

Voor welke doeleinden verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens?
Om een opdracht-/stage-/uitzend-/detacherings-/arbeidsovereenkomst of andersoortige overeenkomst te sluiten dan wel een werknemers-/werkgeversrelatie aan te gaan en te onderhouden, en hiervoor een personeels-, financiële, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren.

Wat is de 'juridische grond' voor het gebruik van uw gegevens?
De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die wordt aangegaan of is aangegaan en waarbij u partij bent, bijvoorbeeld een dienstverleningsovereenkomst, stageovereenkomst, arbeidsovereenkomst of een opdrachtovereenkomst.

III. Campus Recruitment

ChipSoft maakt onderscheid in sollicitanten en potentiële sollicitanten. Potentiële sollicitanten zijn voor ChipSoft studenten en pas afgestudeerden. Hiermee wil de organisatie een (langdurige) relatie opbouwen en het werkgeversmerk meer onder de aandacht brengen. De twee doelgroepen worden onderverdeeld in verschillende categorieën (bijv. opleidingen). Bij potentiële sollicitanten worden Campus Recruitment-activiteiten georganiseerd voor directe werving (bijvoorbeeld bij het invullen van stagevacatures), maar dus ook om een (langdurige) relatie op te bouwen (bijvoorbeeld gedurende de opleidingsperiode) waarbij geen sprake is van werving, maar van Employer Branding.

In het kader van Employer Branding, om ChipSoft als werkgever bekender te maken onder deze doelgroepen, worden de volgende activiteiten georganiseerd:

Fysiek: ChipSoft verzorgt voor studenten en pas afgestudeerden trainingen, beurzen, inhousedagen en andersoortige evenementen. Dit gebeurt zowel intern als extern op locatie.
Online: ChipSoft verricht verschillende online activiteiten om in contact te komen/blijven met studenten en pas afgestudeerden. Dit betreft o.a. het versturen van nieuwsbrieven, blogs, uitnodigingen en mailingen. Daarnaast worden verschillende socialmedia-activiteiten verricht. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de volgende platformen: Facebook, Instagram, WhatsApp, Telegram en YouTube. Daarnaast maakt ChipSoft gebruik van generieke jobboards (w.o. Monsterboard, LinkedIn, De Persgroep en Indeed). Tevens worden online marketingtechnieken ingezet (o.a. programmatic advertising en bannering op diverse websites die aansluiten bij de verschillende doelgroepen).

Voor welke doeleinden verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens?
Om met verschillende doelgroepen in contact te komen en een (langdurige) relatie op te bouwen. Dit met als doel om kennis te delen, ChipSoft bekender te maken als werkgever en eventueel een arbeidsrelatie aan te gaan.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Hiervoor verwerken wij de volgende gegevens van de betrokkenen: voornaam, achternaam, e-mailadres, opleiding en eventueel cv.

Wat is de 'juridische grond' voor het gebruik van uw gegevens?
De verwerking van deze persoonsgegevens gebeurt op basis van toestemming.

Hoelang bewaart ChipSoft uw gegevens?
ChipSoft bewaart uw gegevens niet langer dan één jaar na verkrijging van de persoonsgegevens.

IV. Nieuwsbrief

Voor welke doeleinden verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens?
ChipSoft verstuurt nieuwsbrieven aan haar klanten, eindgebruikers en vertegenwoordigers van zakelijke relaties. Wij sturen deze nieuwsbrieven uit om kennis over te dragen over ons product en relevante onderwerpen met betrokkenen uit te wisselen. Daarnaast worden innovaties en verrijkingen binnen HiX en samenwerkingen met ChipSoft gedeeld.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Om een nieuwsbrief te kunnen sturen, verwerkt ChipSoft uw e-mailadres. Daarnaast verzamelen wij uw NAW-gegevens, telefoonnummer, organisatie en functie.

Wat is de 'juridische grond' voor het gebruik van uw gegevens?
De verwerking van deze persoonsgegevens gebeurt op basis van gerechtvaardigd belang, omdat er een zakelijke relatie is.

Hoelang bewaart ChipSoft uw gegevens?
ChipSoft bewaart uw e-mailadres niet langer dan noodzakelijk voor dit doel zolang u bent geabonneerd op de nieuwsbrief en uiterlijk één maand na uitschrijving.

V. E-mail tracking

Voor welke doeleinden verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens?
Bij nieuwsbrieven en event mails heeft ChipSoft e-mail tracking en link tracking verwerkt in haar e-mails door een kleine, transparante beeldpixel in de uitgaande e-mail in te sluiten. Deze mailingen kunnen ontvangen worden door zowel sollicitanten, leveranciers, cursisten, klanten en websitebezoekers van ChipSoft. Zodra de e-mail wordt geopend, kan ChipSoft toegang krijgen tot bepaalde informatie waarmee ze de effectiviteit en het bereik van haar mailingen kan meten. Deze analyse wordt gebruikt voor de voortgang van communicatiedoeleinden. E-mail tracking zit dus niet standaard in alle e-mails afkomstig van ChipSoft, maar alleen in collectieve mails (nieuwsbrieven en event mails).

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

de naam en achternaam van de ontvanger
het e-mailadres van de ontvanger
onderwerp van de e-mail
datum en tijd waarop de e-mail is verstuurd
bevestiging dat de ontvanger de e-mail heeft ontvangen
bevestiging dat de ontvanger de e-mail heeft geopend nadat deze is ontvangen
tijdstempel van elke keer dat de e-mail wordt geopend
de geschiedenis van het aantal keer (aantal, datum en tijd) dat de ontvanger de ontvangen e-mail heeft geopend
IP-adres vanaf waar de e-mail is geopend
browser en besturingssysteem die gebruikt zijn door de ontvanger die de e-mail heeft geopend
aantal links dat de e-mail bevat
tekst en URL van die links
aantal keer dat de ontvanger op elk van deze links heeft geklikt
tijdstempel van elke klik op de link
IP van waaruit op de link is geklikt
browser en besturingssysteem die gebruikt zijn door de persoon die op de link heeft geklikt

Wat is de 'juridische grond' voor het gebruik van uw gegevens?
De verwerking van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ChipSoft, namelijk om het bereik en de doeltreffendheid van de door ChipSoft verzonden e-mails te analyseren.

Hoelang bewaart ChipSoft uw gegevens?
Niet langer dan noodzakelijk, zolang de zakelijke relatie duurt, tenzij men verzoek doet tot verwijdering.

VI. Evenementen

Voor welke doeleinden verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens?
ChipSoft verwerkt persoonsgegevens van leveranciers, cursisten, klanten en prospects om deze te kunnen registreren voor evenementen. Ook tijdens evenementen verwerken wij de volgende gegevens: e-mailadres, naam, naam zorginstelling en de vragen die gesteld worden, zodat wij hier later eventueel ook individueel antwoord op kunnen geven. In sommige gevallen gebruiken wij voor het ophalen van deze vragen tijdens plenaire sessies externe tooling. Het doel hiervan is om vragen die tijdens grote plenaire sessies worden gesteld op een later moment nog eens (geanonimiseerd) terug te kunnen geven aan alle aanwezigen of anderen die daarom vragen.

Wat willen we van u weten als u zich aanmeldt voor een evenement?

voor- en achternaam
functie (afhankelijk van het event niet verplicht)
de (zorg)organisatie waarvoor u werkt
telefoonnummer
e-mailadres
IP-adres
in sommige gevallen dieetwensen
in sommige gevallen kledingmaat (voor sommige klantevenementen wordt kleding besteld, zodat de deelnemers herkenbaar zijn voor ChipSoft en voor elkaar).

Als deelnemer aan een ChipSoft event heeft u het recht aan te geven dat wij uw persoonsgegevens niet mogen gebruiken. U kunt dit bij ons aangeven vooraf aan een event via communicatie@chipsoft.nl of tijdens het evenement bij de organisatie.

Wat is de 'juridische grond' voor het gebruik van uw gegevens?
De verwerking van deze persoonsgegevens gebeurt meestal op basis van toestemming. Daarnaast kunnen deze verwerkingen noodzakelijk zijn voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van ChipSoft. Dat belang bestaat er in dit geval uit om evenementen te organiseren.

Hoelang bewaart ChipSoft uw gegevens?
Zolang de zakelijke relatie duurt, tenzij men een verzoek doet tot verwijdering.

Fotografie tijdens ChipSoft evenementen
Als deelnemer aan een ChipSoft evenement kan u gefotografeerd worden. De gemaakte foto's gebruiken wij in het na traject voor verslaglegging over het evenement en kunnen eventueel gepubliceerd worden. Indien u niet gefotografeerd wenst te worden kunt u dit voorafgaande aangeven via communicatie@chipsoft.nl of tijdens het evenement bij de organisatie.

VII. Cursussen

Voor welke doeleinden verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens?
ChipSoft verwerkt uw persoonsgegevens om u aan te kunnen melden voor een cursus:

Algemeen: het kunnen treffen van de benodigde voorbereidingen voor de cursus (lunch, inplannen juiste capaciteit)
Functie van de cursist: toetsing of de cursist tot de doelgroep van de cursus behoort
E-mailadres van de cursist: toetsing of de cursist vooraf de e-learning heeft doorlopen indien dit een voorwaarde is. Sturen Teams-uitnodiging bij een remote cursus. Aanmaken account mychipsoft.com t.b.v. support.
E-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon: contact kunnen opnemen over de planning van de cursus
Naam van de cursist: Er wordt geregistreerd wie welke cursus bij ChipSoft heeft gevolgd en een certificaat heeft ontvangen. Alleen gecertificeerde medewerkers van de zorginstelling krijgen toegang tot de supportsite.

Welke informatie vragen we bij een cursusaanmelding?

telefoonnummer van de contactpersoon
voor- en achternaam van de cursist en contactpersoon
functie van de cursist
e-mailadres van de cursist en contactpersoon

Wat is de 'juridische grond' voor het gebruik van uw gegevens?
De verwerking van uw persoonsgegevens is in dit geval noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst ten aanzien van de cursus. De gegevens zijn daarnaast nodig om aanvragen voor toegang tot de supportsite te kunnen toetsen.

Hoelang bewaart ChipSoft uw gegevens?
De cursistgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, tenzij men een verzoek doet tot verwijdering.

VIII. E-learning

Voor welke doeleinden verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens?
De e-learning van ChipSoft is bedoeld als voorbereiding op het veilig kunnen werken met HiX. Om toegang te kunnen verlenen tot het e-learningportaal van ChipSoft en voor het bijhouden van voortgang en scores van gevolgde modules wordt van cursisten hun e-mailadres geregistreerd.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Wij registreren van de gebruikers van de e-learningsite hun e-mailadres.

Wat is de 'juridische grond' voor het gebruik van uw gegevens?
Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van ChipSoft, namelijk het bieden van optimale dienstverlening aan klanten. Daarnaast is HiX een medisch hulpmiddel, waarvoor de gebruikers aantoonbaar bevoegd en bekwaam dienen te zijn.

Hoelang bewaart ChipSoft uw gegevens?
Deze gegevens worden bewaard zolang het contract tussen de zorginstelling en ChipSoft niet verbroken is, tenzij men een verzoek doet tot verwijdering. Zorginstellingen hebben zelf de mogelijkheid om de gegevens van cursisten te verwijderen uit het e-learningportaal van ChipSoft.

IX. Support

Voor welke doeleinden verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens?
Om adequate support bij onze producten te kunnen geven, worden de personen die daarvoor een cursus hebben gevolgd bij ChipSoft aangemeld voor het supportsysteem.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
In dit systeem wordt u geregistreerd met naam, e-mailadres, telefoonnummer en de instelling waarvoor u werkzaam bent. Wij slaan van elk supportverzoek de oorspronkelijke supportvraag op, inclusief alle daaruit voortvloeiende communicatie.

Wat is de 'juridische grond' voor het gebruik van uw gegevens?
Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.

Hoelang bewaart ChipSoft uw gegevens?
ChipSoft verwijdert uw gegevens uiterlijk zes maanden na afronding van de supportwerkzaamheden.

X. Projectsites

Voor welke doeleinden verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens en welke gegevens worden verwerkt?
Bij de implementatie van een ChipSoft-product wordt vaak gewerkt met een projectsite. Als deelnemer aan het project wordt uw naam en emailadres vastgelegd, en de rol die u als deelnemer binnen het project en als gebruiker binnen de zorginstelling vervult. Op de site wordt de planning rondom het project vastgelegd, alsook de uitgezette actiepunten, software-aanpassingsverzoeken en testresultaten.

Hoelang bewaart ChipSoft uw gegevens?
ChipSoft verwijdert de gegevens uiterlijk zes maanden na beëindiging van het contract.

XI. Bezoek aan ChipSoft

Voor welke doeleinden verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens?
Als u bij ChipSoft op bezoek komt, registreren we bij binnenkomst uw gegevens. Het doel hiervan is om tijdens calamiteiten precies te weten wie er zich in ons pand (Crystal Tower, Orlyplein 10, Amsterdam) bevindt. Kentekens worden genoteerd in verband met het aantal parkeerplekken. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van cameratoezicht bij de ingang en liften om eigendommen, bezoekers en medewerkers te beschermen.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Voor bovenstaande verrichtingen verwerken wij de volgende gegevens:

volledige naam
kenteken
afspraak met wie
tijd van binnenkomst en vertrek
datum
e-mailadres (ten behoeve van content gebruikersgroepen)
mobiel telefoonnummer (ten behoeve van content gebruikersgroepen)
camerabeelden (bij de ingang en liften)

Wat is de 'juridische grond' voor het gebruik van uw gegevens?
De verwerkingen van uw gegevens zijn noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van ChipSoft, namelijk voor uw en onze veiligheid in het geval van calamiteiten/incidenten en in het kader van planning en efficiëntie ten aanzien van de verdeling van de beschikbare parkeerplekken.

Hoelang bewaart ChipSoft uw gegevens?
ChipSoft verwijdert uw gegevens uiterlijk één week na het bezoek. De camerabeelden worden niet langer dan noodzakelijk bewaard. Dit houdt in maximaal 4 weken, tenzij zich een incident voordoet.

De gegevens die wij opvragen voor de content gebruikersgroepen worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, tenzij u een verzoek tot verwijdering doet.

XII. Offertes en contracten

Voor welke doeleinden verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens?
Indien u interesse heeft om producten en/of diensten van ChipSoft af te nemen – of als u als bestaande klant uitbreidingen wenst - zullen wij voorafgaand altijd een passende aanbieding doen toekomen, met daarin een beschrijving van de producten en diensten, alsmede eventuele aanvullende zaken/voorwaarden. Uw gegevens zijn nodig om als geadresseerde op te nemen in de desbetreffende offertes en contracten.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Naam
Functietitel
Geslacht
Adresgegevens
Contactgegevens

Telefoonnummer
emailadres

Wat is de 'juridische grond' voor het gebruik van uw gegevens?
Het betreft een gerechtvaardigd belang. De verwerkingen van uw gegevens zijn noodzakelijk voor de behartiging van een juiste klant-leverancier relatie en bijbehorende communicatie.

Hoelang bewaart ChipSoft uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij men een verzoek doet tot verwijdering.

XIII. Facturatie

Voor welke doeleinden verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens?
ChipSoft verwerkt uw persoonsgegevens om te zorgen dat facturen op de juiste plek terecht komen. De naam van de ontvanger van facturen: er wordt geregistreerd ter attentie van wie facturen kunnen worden verstuurd.

Welke informatie vragen we bij het aanmaken van een debiteur?

voor- en achternaam van de contactpersoon voor op de facturen (dit kan ook een afdeling zijn)
adres van de zorginstelling of leverancier.

Wat is de 'juridische grond' voor het gebruik van uw gegevens?
De verwerking van uw persoonsgegevens is in dit geval noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst ten aanzien van de facturen. De gegevens zijn nodig om geen vertraging op te lopen in het betaalproces van de zorginstelling of leverancier, d.w.z. de facturen direct op de juiste plek terecht komen.

Hoelang bewaart ChipSoft uw gegevens?
De gegevens worden niet langer dan noodzakelijk bewaard, tenzij verzoek tot verwijdering.

XIV. Innovatieplatform

Voor welke doeleinden verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens?
Het ChipSoft Innovatieplatform verwerkt persoonsgegevens ter ondersteuning van diens initiatieven. Hieronder vallen onder meer de Gebruikersgroepen, Round Tables, HiX Tips & Tricks, HiX-Netwerken en het HiX Innovatie Magazine. Het verwerken van persoonsgegevens maakt het bijvoorbeeld mogelijk om HiX-ambassadeurs uit te nodigen voor onze Innovatieplatform bijeenkomsten, af te stemmen over het doorvoeren van verrijkingen in HiX en op de hoogte te stellen over de mogelijkheden in HiX.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Zorginstelling
Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
Functie
E-mailadres
(Mobiele) telefoonnummer
Dieetwensen
IP-adres (bij mailings HiX Innovatie Magazine)

Wat is de 'juridische grond' voor het gebruik van uw gegevens?
We verwerken persoonsgegevens voornamelijk op basis van toestemming. Daarnaast kunnen deze verwerkingen noodzakelijk zijn voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van ChipSoft. Dat belang bestaat uit initiatieven vanuit het Innovatieplatform voor het verrijken van HiX, voor kennisdeling, voor het spiegelen van nieuwe ontwikkelingen en/of het informeren over innovaties.

Als HiX-ambassadeur bij het Innovatieplatform heeft u het recht om aan te geven dat wij uw persoonsgegevens niet mogen gebruiken. U kunt dit bij ons aangeven via innovatieplatform@chipsoft.com.

Hoelang bewaart ChipSoft uw gegevens?
De persoonsgegevens worden bewaard zolang de zakelijke relatie duurt of tot men een verzoek doet tot verwijdering.

Fotografie tijdens onze initiatieven
Als HiX-ambassadeur bij het Innovatieplatform kunt u gefotografeerd worden. De gemaakte foto's gebruiken wij in het na-traject voor verslaglegging over het evenement en kunnen eventueel gepubliceerd worden. Indien u niet gefotografeerd wenst te worden kunt u dit voorafgaand aangeven via innovatieplatform@chipsoft.com of tijdens het evenement bij de organisatie.

XV. Datawarehouse

Voor welke doeleinden verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens?
Het doel van de verwerking is het implementeren van Datawarehouse en vervolgens de gebruikers structureel op de hoogte brengen van nieuwe ontwikkelingen van Datawarehouse.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
ChipSoft verwerkt uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en functieomschrijving.

Wat is de 'juridische grond' voor het gebruik van uw gegevens?
Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van ChipSoft, namelijk om de klant te ondersteunen bij implementatie, support en ondersteuning in de uitvoering van haar werkzaamheden.

Hoelang bewaart ChipSoft uw gegevens?
ChipSoft verwijdert de gegevens uiterlijk zes maanden na het beëindigen van de overeenkomst voor HiX Datawarehouse.

XVI. Cookie statement

ChipSoft maakt gebruik van verschillende soorten cookies op haar websites. Graag informeren wij u dan ook omtrent de wijze waarop wij omgaan met het verzamelen van informatie over de gebruikers van onze websites. In dit cookie statement wordt toegelicht wat cookies zijn, welke cookies door ChipSoft worden gebruikt, wat ze doen, hoe u cookies kunt weigeren of accepteren en hoe u contact met ons kunt opnemen. Door gebruik te maken van de websites gaat u akkoord met de onderstaande voorwaarden.

Wat zijn cookies?
Een cookie is een klein (tekst)bestandje dat op uw computer, tablet, smartphone of ander elektronisch apparaat (hierna "computer") wordt geplaatst bij bezoek aan een website. Doordat een cookie op uw computer staat, kan uw computer worden herkend en informatie worden verzameld. Denk aan gegevens over uw surfgedrag, zoals de wijze waarop door de website wordt genavigeerd.

Welke cookies zijn er?

Functionele (noodzakelijke) cookies
Deze cookies zijn noodzakelijk voor het goed werken van onze website. Ze onthouden bijvoorbeeld uw wachtwoord en uw voorkeursinstellingen, zoals de taal waarin u de website wilt lezen.

Analytische cookies
Deze cookies leggen vast hoe bezoekers onze website gebruiken. Hierdoor kan het gebruik van onze website worden geanalyseerd en kunnen bezoekersstatistieken worden bijgehouden, zodat de kwaliteit van de website verbeterd kan worden.

Tracking cookies
Onze website bevat ook hyperlinks naar websites van andere partijen en social media buttons, waaronder de social media button van YouTube die het mogelijk maakt om op onze website geplaatste filmpjes te bekijken. YouTube zal daartoe cookies plaatsen, maar alleen als u daarvoor toestemming heeft verleend.

Accepteren, weigeren en verwijderen van cookies
Cookies waarvoor uw toestemming is vereist, worden alleen op uw computer geplaatst als u dit heeft toegestaan door te klikken op de accept button in de cookie banner die bij uw eerste bezoek aan onze website aan u wordt getoond.

Als u bepaalde soorten cookies op onze website niet wenst te ontvangen of uw toestemming op een later tijdstip wilt intrekken, kunt u zelf de cookie-instellingen wijzigen. Het is ook mogelijk om zelf uw opgeslagen cookies te verwijderen. Hiervoor gaat u naar de instellingen van uw internetbrowser, bijvoorbeeld Google Chrome, Internet Explorer of Safari. U kunt uw internetbrowser ook zo instellen dat u een bericht krijgt als een website cookies gebruikt. U beslist dan iedere keer opnieuw of u hiervoor toestemming wilt geven. Wilt u hier meer over weten, dan kunt u de helpfunctie van uw browser raadplegen.

Cookies op chipsoft.nl
Via onze website worden de volgende cookies geplaatst:

functionele (noodzakelijke) cookies
analytische cookies
tracking cookies

Op chipsoft.nl worden cookies geplaatst van Google, LinkedIn, Microsoft en HubSpot.

Waarom cookies op chipsoft.nl?
Chipsoft.nl plaatst cookies om het gebruiksgemak voor bezoekers te vergroten. Deze cookies helpen in functionaliteit en zijn bedoeld om inzicht te krijgen in de werking en effectiviteit van chipsoft.nl. Met deze cookies proberen wij onze website zo gebruiksvriendelijk en interessant mogelijk te maken, zodat de kwaliteit van de website verbeterd kan worden. We verkopen uw gegevens nooit aan derden. Onze website bevat ook hyperlinks naar websites van andere partijen en socialmedia-buttons. ChipSoft is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van betreffende socialmedia-platformen. Evenmin is ChipSoft verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en platformen.

Cookies op elearning.chipsoft.nl
Elearning.chipsoft.nl gebruikt functionele en analytische cookies voor website-optimalisatie. Omdat dit soort cookies zeer weinig impact hebben op uw privacy, vallen ze onder de uitzondering in de cookiewet. Dat betekent dat ChipSoft geen toestemming hoeft te vragen om deze cookies te plaatsen.

Waarom cookies op elearning.chipsoft.nl?
Elearning.chipsoft.nl plaatst cookies om het gebruiksgemak voor bezoekers te vergroten. Deze cookies helpen in functionaliteit en zijn bedoeld om inzicht te krijgen in de werking en effectiviteit van elearning.chipsoft.nl. Met deze cookies proberen wij elearning.chipsoft.nl zo gebruiksvriendelijk en interessant mogelijk te maken. Verder gebruiken wij cookies om u de mogelijkheid te bieden om uw inloggegevens op te slaan, zodat u die niet elke keer opnieuw hoeft in te voeren. Tevens plaatsen wij cookies om misbruik van onze website op te sporen. De cookies die wij gebruiken worden automatisch verwijderd zodra u uw webbrowser afsluit. We verkopen uw gegevens nooit aan derden.

XVII. Wie heeft toegang tot uw gegevens?

We delen uw gegevens alleen binnen ChipSoft met collega's, als dat nodig is. Al onze medewerkers zijn onderworpen aan geheimhoudingsplicht. Wij verstrekken op verzoek van politie en justitie uitsluitend persoonsgegevens indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Wij schakelen leveranciers in die persoonsgegevens verwerken ten behoeve van onze organisatie. Wij sluiten met alle verwerkers verwerkersovereenkomsten af. Van tevoren beoordelen wij de beveiligingsmaatregelen en de naleving van de privacyregelgeving en we zien hier periodiek op toe, alsmede op naleving van gesloten verwerkersovereenkomsten.

Enkele voorbeelden zijn:

externe hosting providers, waaronder cloud providers voor de opslag, het beheer van uw gegevens;
externe partijen met applicaties/tools waaronder op het gebied van recruitment/assessments, arbeidsbemiddeling, personeelsmanagement en -beheer;
andere specifieke taken die zijn uitbesteed betreffen onder meer e-mailmarketing, IT-ondersteuning en facility management;
inschakeling van externe adviseurs en/of consultants.

Waar worden uw gegevens opgeslagen?
Sommige van de dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), namelijk de Verenigde Staten. Om te voldoen aan de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming bij internationale doorgifte, staat ChipSoft alleen dienstverleners buiten de EER toe om uw persoonsgegevens te verwerken indien over deze landen een adequaatheidsbesluit is genomen en in het geval van de Verenigde Staten wanneer de organisatie is aangesloten bij het Data Privacy Framework (Artikel 45 AVG). Of wanneer dit niet het geval is, overeenkomstig een contract dat is aangegaan tussen ChipSoft en de dienstverlener waarin de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen zijn opgenomen, waarmee gegarandeerd wordt dat er toereikende gegevensbeschermingsregelingen zijn getroffen (Artikel 46, lid 2, sub c AVG).

Wat zijn uw rechten?
Onder de AVG/GDPR beschikt u over een aantal rechten met betrekking tot uw gegevens en de verwerking ervan:

Recht op inzage: u heeft het recht om inzage te verkrijgen van uw persoonsgegevens en van aanvullende informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens.
Recht op rectificatie: u heeft het recht om een verzoek in te dienen tot rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens. Indien mogelijk kunt u aanvullende persoonsgegevens verstrekken om zo de verzameling van persoonsgegevens volledig te maken.
Recht om vergeten te worden: in sommige gevallen heeft u het recht om ChipSoft te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.
Recht op beperking: onder bepaalde omstandigheden heeft u het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van de persoonsgegevens hebt betwist. Indien het verzoek wordt gehonoreerd, zal ChipSoft gedurende de termijn van de beperking de betreffende persoonsgegevens niet verder verwerken tenzij dit op basis van de AVG/GDPR toch geoorloofd is.
Recht op bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die gebaseerd is op de gerechtvaardigde belangen van ChipSoft.
Recht op dataportabiliteit: u heeft het recht om op uw verzoek de persoonsgegevens te ontvangen die u heeft verstrekt aan ChipSoft in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en u heeft het recht deze gegevens door te sturen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, waar de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of op een overeenkomst.
Direct marketing: wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heeft u te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dergelijke marketing. In dat geval verwerkt ChipSoft uw persoonsgegevens niet langer voor die doeleinden.
Intrekken toestemming: waar de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken. De intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking van gegevens die werd uitgevoerd voordat u uw toestemming introk.
Recht op menselijke blik bij besluiten: u heeft recht op een menselijke blik bij besluiten. Dit houdt in dat u een nieuw, door een persoon genomen besluit kan vragen als u een geautomatiseerd besluit heeft ontvangen. ChipSoft maakt op dit moment geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

U kunt uw verzoek indienen bij ChipSoft via FG@chipsoft.nl. Omdat we in dat geval zeker willen weten dat u echt zelf bij ons aanklopt, kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Dat doen we ook bij onduidelijke verzoeken.

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om de privacy van betrokkenen en de vertrouwelijkheid van hun persoonsgegevens te beschermen. De infrastructuur van ChipSoft wordt voortdurend gemonitord. In een vroeg stadium kunnen bedreigingen of aanvallen worden gesignaleerd en kan actie worden ondernomen. Wij hebben beleid en procedures opgesteld voor het tijdig melden van datalekken. Daarnaast wordt de infrastructuur van ChipSoft gescand op virussen, schadelijke software en inbraakpogingen. Wij versturen persoonsgegevens via een beveiligde internetverbinding (TLS). Verder hebben wij in onze systemen geborgd dat niet iedereen binnen onze organisatie toegang heeft tot persoonsgegevens. De toegang is beperkt tot medewerkers voor wie de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Vragen of klachten?
De Functionaris Gegevensbescherming (FG) van ChipSoft is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De FG ziet erop toe dat de verwerking van persoonsgegevens door ChipSoft in overeenstemming is met de eisen van de wet. Mocht u vragen hebben over dit privacystatement en de wijze waarop ChipSoft uw gegevens gebruikt, dan kunt u contact opnemen met onze FG. Dit kan ook als u een klacht heeft over de manier waarop ChipSoft uw gegevens verwerkt. Daarnaast kunt u ook altijd een klacht indienen bij de bevoegde nationale toezichthouder op het gebied van privacybescherming. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Voor vragen/klachten kunt u te allen tijde contact opnemen met het Privacyteam of de Functionaris Gegevensbescherming:

Het Privacyteam is bereikbaar via e-mail: privacyteam@chipsoft.com.

De Functionaris Gegevensbescherming is bereikbaar via e-mail: FG@chipsoft.nl, schrijven: ChipSoft BV, Postbus 37039, 1030 AA Amsterdam / t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming

Dit privacystatement is voor het laatst gewijzigd op 09-09-2024. ChipSoft behoudt zich het recht voor het privacystatement aan te passen. Aanpassingen zullen op deze website bekend worden gemaakt. Indien u na de aanpassing gebruik blijft maken van de website, dan zal het aangepaste privacystatement op dit gebruik van toepassing zijn.