Over iets meer dan een maand gaat met het zorgprestatiemodel de nieuwe bekostiging voor geestelijke gezondheidszorg (GGZ) en forensische zorg in. Bart Jansen, manager bedrijfsbureau bij De Forensische Zorgspecialisten, vertelt hoe zijn zorginstelling zich hierop voorbereidt. Ook deelt hij nieuwe tips.
Hoe hebben jullie de overgang naar het zorgprestatiemodel aangepakt?
“Wij zijn al vrij snel begonnen met het opzetten van een projectorganisatie. We hebben werkgroepen samengesteld waarin we allerlei disciplines hebben samengebracht: mensen van de zorgverkoop, zorgadministratie, behandelaren en bedrijfsvoering. Het is belangrijk dat het een goede mix is van verschillende disciplines en dat er vanuit verschillende ‘perspectieven’ wordt gekeken naar het zorgprestatiemodel, door zowel mensen vanuit de inhoud als de bedrijfsvoering.”
“Doordat we net over zijn naar HiX-versie 6.2, zijn we later gestart met de inrichting in elektronisch patiëntendossier (EPD) HiX. Hierdoor starten onze trainingen ook pas later dan gewenst. De trainingen beginnen zoals het er nu uitziet vanaf 13 december. Dat is wat krap, maar anderzijds blijft de kennis dan beter hangen bij de mensen dan wanneer zij veel eerder training zouden volgen en het daarna weer versloft.”
Nieuwe tips? Vertel.
“Allereerst: de vorige tips - betrek de inhoudelijke mensen goed bij het project, trek samen op met de financiers en zorg voor korte lijnen met je EPD-leverancier - blijven overeind. Belangrijke nieuwe tips zijn: ga uitgebreid testen en bereid je behandelaren goed voor op de start van het nieuwe jaar, via handleidingen en trainingen. Als meest praktische tip, denk ik dat het na 1 januari met name cruciaal is om alle consulten te registreren. Andere onderwerpen, zoals de zorgvraagtypering en de zorgfacturatie zijn óók belangrijk, maar als je de consulten niet registreert, kun je uiteindelijk ook niet factureren. Daarom geven wij de registratie van consulten de hoogste prioriteit.”
Hoe belangrijk is het testen van je EPD?
“Superbelangrijk. Inrichten in HiX is één ding, maar je moet ook goed testen of alle tabellen en functionaliteiten wel goed in het systeem staan. Daar kom je alleen achter door uitvoerig te testen en de processen te doorlopen. Daarnaast is het essentieel om glasheldere handleidingen te maken voor zowel de behandelaren als de administratieve processen. Dit worden de kernthema’s voor de komende weken.”
Hoe zorgen jullie ervoor dat alle behandelaren op 1 januari 2022 weten wat ze moeten doen?
“Wij gaan training geven via een leermanagementsysteem. Via dat systeem zien onze medewerkers direct welke trainingen er voor hen klaarstaan. Ook krijgen zij algemene filmpjes en overig zorgprestatiemodel-materiaal aangeboden via dit portaal. Via het leermanagementsysteem kunnen wij de voortgang van alle trainingen monitoren. Daar kunnen wij vervolgens actief op sturen, bijvoorbeeld als collega’s achterlopen. Dit systeem gaat tegelijk met de start van onze trainingen ‘live’. Dat is uitdagend en spannend, maar gaat helemaal goedkomen.”
Kijkt De Forensische Zorgspecialisten uit naar het zorgprestatiemodel?
“Ja, wij kijken uit naar de administratieve lastenverlichting die het model met zich meebrengt. Onze behandelaren hoeven minder tijd te spenderen aan registraties en hopen zo meer tijd te kunnen besteden aan cliënten- en patiëntencontact. Ook aan de administratieve kant moet het eenvoudiger worden, in de breedste zin van het woord, van de frontoffice tot en met de backoffice hetzelfde geldt voor de controle van de accountant. We hebben nu talrijke en complexe gesprekken over hoe wij onze productie waarderen. Dat wordt met het zorgprestatiemodel een stuk eenvoudiger.”
Wat wordt er precies eenvoudiger?
“We gaan afscheid nemen van de schadelastjaren. In het tijdperk van de schadelastjaren heb je een “onzekerheid” die je opneemt in je jaarrekening, rondom de verantwoording van je omzet. Daarbij,kunnen er nog mogelijke risico’s gelopen worden over de productie op omzetplafond of de afrekening van de gemiddelde prijs per unieke cliënt van de afgelopen jaren. Vanaf 1 januari 2022 gaan we terug naar boekjaren in plaats van schadelastjaren. Er is dan geen onderscheid meer tussen schadelastjaren en boekjaren, waardoor er zekerheid is over de gehele omzet bij het opstellen van de jaarrekening. Dat is heel prettig.”
Hoe gaat HiX jullie hierbij ondersteunen?
“Ik denk dat er met name onder de ‘motorkap’ veel verandert. Wij gaan in HiX de agenda’s voor de behandelaren zo veel mogelijk gelijk houden. Zij moeten op 1 januari hun agendastructuur herkennen. We hebben ook behandelaren die jeugdbehandelingen doen. Die zitten daarmee in twee verschillende financieringsstromen. Dat gaan we achter de schermen afvangen, zodat de behandelaren daar geen last van ondervinden. We moeten het nog inrichten en testen, maar daar is het ons uiteindelijk om te doen: dat onze behandelaars eenvoudig hun consulten kunnen registreren, zodat ze de meeste tijd in de behandeling kunnen stoppen.”
En de cliënt? Informeren jullie die ook?
“Ja, wij informeren momenteel ook onze cliënten, omdat door het zorgprestatiemodel het eigen risico van twee jaren snel achter elkaar kunnen gaan opvolgen. Dit geldt voor onze patiënten en cliënten die worden gefinancierd vanuit de zorgverzekeraars (niet strafrechtelijk kader). We zijn dus ook intensief met onze cliënteninformatie bezig. Dat is ook een mooie tip om mee af te sluiten. Begin hier ook op tijd aan.”
