"Enorme mogelijkheden bieden ons ook groeipotentie"
SeysCentra, gespecialiseerd in de behandeling van ernstige eetproblemen (ARFID) en onzindelijkheid bij kinderen en jongeren, neemt vrijdag 1 juli HiX in gebruik. Hoe verloopt de implementatie? En waarom koos het specialistisch centrum voor HiX? We vragen het Eric Dumont (hoofd behandeling) en Debbie van Druten (orthopedagoog, IMH-specialist en behandelcoördinator).
Laten we bij het begin beginnen: waarom kozen jullie voor HiX?
Eric: "Wij willen onze behandelingen meer automatiseren, zonder een veelvoud aan programma's te gebruiken, met alle bijbehorende AVG-vraagstukken. We deden een productverkenning en nodigden een aantal ICT-aanbieders uit. Daar zat ook ChipSoft tussen. Ik kende hen al uit de tijd dat ik in het Wilhelmina Kinderziekenhuis met HiX werkte. Na alle presentaties zagen we dat HiX ook het beste aansluit op de wensen van ons behandelcentrum. Daarnaast is het zo dat al onze cliënten binnenkomen via verwijzingen vanuit ziekenhuizen. Veel van die ziekenhuizen gebruiken ook HiX, wat de gegevensuitwisseling en de samenwerking met de verwijzers eenvoudiger kan maken. Tel daarbij op dat we een partner zochten die ons ontzorgt op het gebied van ICT en graag met ons meedenkt. Na alle plussen en minnen kwamen we uit bij HiX als EPD en ChipSoft als partner. Een keuze die het beste aansluit op onze groeiambities."
Welk onderdeel van HiX sprong meteen in het oog?
Eric: "Zonder meer de sessieregistratie. Die noteren we nu nog op papier en typen we dan over in Excel. Vervolgens wordt er wat uitgerekend en een grafiek gemaakt die we dan in ons systeem plakken. Dat zijn handmatige handelingen die foutgevoelig en tijdrovend zijn. ChipSoft was de enige aanbieder die hier automatisering voor kon aanbieden. Dat is nu voor ons op maat ingericht en dat wordt een hele winst in tijd, voor medewerkers. We hebben we het nu zo ingericht dat we die informatie in de sessiekamer invoeren op de laptop, waarna HiX er direct zelf een grafiek van maakt dat wordt opgeslagen in het EPD van het kind. Die data kunnen we weer heel goed gebruiken voor onderzoek. Dat is heel belangrijk voor ons."
Debbie: "Het geïntegreerde portaal was ook belangrijk. Daarmee kunnen de ouders van de kinderen thuis scores invoeren. Daarmee verzamelen we data waar we direct op kunnen bijsturen. We voeren vier scores per kind per dag in, dus twintig per week over een periode van weken of maanden. En dan heb je het nog maar over één kind, terwijl we er tientallen per week behandelen. HiX geeft ons per kind een goed beeld, iets wat we met registraties op papier en het zelf maken van grafieken in Excel veel meer moeite kostte. Daar winnen we dus een hoop tijd mee."
Eric: "Tegenwoordig biedt bijna iedere leverancier een portaalfunctie, maar vaak is die niet geïntegreerd in het EPD. Het feit dat wij ook onderzoek kunnen doen op de data die de ouders naar ons toesturen, maakt het portaal van HiX erg interessant. Wij kunnen heel eenvoudig vragenlijsten uitsturen en op die manier data verzamelen, waardoor we onze zorg kunnen blijven verbeteren. Wat dat betreft is HiX heel compleet, het is eigenlijk net een limousine. We gebruiken misschien meer opties niet dan wel, maar maar we hebben een duidelijke afweging gemaakt van wat we krijgen en wat dit oplevert. Wij zijn overtuigd geraakt dat het voor ons waardevol is om met zo'n oversized systeem te werken. Die enorme mogelijkheden bieden ons namelijk ook groeipotentie; wanneer wij groeien, groeit ons EPD automatisch met ons mee. In het verleden hebben wij systemen gehad die dat niet deden en dan moest je dus weer op zoek naar nieuwe oplossingen. HiX maakt ons op ICT-gebied dus toekomstbestendig én we gaan er efficienter mee werken."
Hoe groot is jullie behoefte aan efficiëntie?
Debbie: "Die behoefte is groot. Dat bleek onlangs ook uit een rondvraag onder onze medewerkers. We hebben nu op alle vlakken heel veel schaduwprocessen, zoals wij ze noemen. Denk aan het secretariaat, dat verschillende excel-bestandjes bijhoudt voor de wachtlijsten, actielijsten etc. Zelf heb ik als coördinator het overzicht van de bezetting in Excel en Word. Dat is straks allemaal geïntegreerd, een groot voordeel én een van onze redenen om te kiezen voor HiX. Dat gaat ons in alle lagen, van de behandelkamer tot aan het secretariaat, heel veel tijd schelen. We zien dan direct op een werklijst wat een andere collega al voor de patiënt heeft gedaan en we hoeven dan niet meer twee of drie applicaties naast elkaar te openen, maar zien alles in één systeem, voor alle lagen van onze organisatie en over de locaties heen."
Eric: "We willen zo min mogelijk schaduwdossiers hebben. HiX biedt daar de mogelijkheid in om dat te realiseren. Dat is belangrijke factor. Wij willen zo veel mogelijk met de cliënt bezig zijn en zo min mogelijk met andere dingen. De behandelaar zit nu soms nog teveel in een rush, waardoor hij of zij onvoldoende aandacht aan de data kan geven. Als ik dat straks op het MDO betrek: in HiX voeren we onze registraties in, komen we samen met ons multidisciplinair team en krijg je meteen feedback over je lopende behandelingen, zodat je deze goed kan monitoren. Door directe beschikbaarheid van alle gegevens tijdens een MDO kun je per sessie of behandelperiode bekijken hoe je de zorg op de cliënt afstemt. Dat geeft zoveel extra dimensie met betrekking tot het snel bijsturen van de behandelingen, wat ten goede komt van de snelheid in het behalen van de behandeldoelen. We willen namelijk de behandelduur voor onze cliënten zo kort mogelijk houden."
De implementatie is in volle gang. Hoe gaat het tot nu toe?
Eric: "Goed! We hebben ongeveer honderdveertig medewerkers waarvan er dertig nauw betrokken zijn bij dit project. De organisatie begint langzaam maar zeker aan de komst van ons nieuwe EPD te wennen. Nu is het zaak om ook de andere medewerkers mee te krijgen in dit veranderproces."
Debbie: "We hebben nu een paar testdagen gehad en wat mij daaromheen opvalt is de gezelligheid. Dat is misschien een gek woord, maar iedereen werkt in kleine groepjes om het EPD voor hun vakgebied optimaal in te richten en op testdagen komen al die puzzelstukjes bij elkaar om samen de grote puzzel te leggen. Daardoor ontstaat écht het gevoel dat je met elkaar iets neerzet. Ik was ook blij, want ik had verwacht dat er best wat dingen zouden zijn die nog niet goed zouden gaan, maar dat viel heel erg mee. Soms hoorde je in de ene hoek van onze testruimte 'wow!' en dan even later in een andere hoek ook. Erg leuk! Het helpt dan ook dat we alles testen volgens een strak testplan. Eric: "Ja, dat geeft echt een gevoel van saamhorigheid. Dat is een mooi neveneffect."
Debbie: "Zo'n implementatie is in het begin soms een ver-van-je-bed-show. Wij hadden een EPD dat onvergelijkbaar is met HiX, dus het duurde even voordat wij de hele 'puzzel' zagen. Maar tijdens de testdagen krijg je snel door hoe alle processen in elkaar grijpen en welke puzzelstukjes nog ontbreken. Daar kom je alleen achter door intensief met elkaar samen te werken."
De opleidingen zijn begonnen. Hoe leeft dat binnen de organisatie?
Debbie: "Zelf heb ik inmiddels de opleiding tot key user achter de rug, want intern verzorg ik de opleidingen voor onze behandelcoördinatoren. Nog niet alle collega-key users kenden HiX. Een deel van hen zei 'wow, dit systeem kan echt heel veel', een ander deel vond het vooral heel spannend. Alle nieuwe mogelijkheden kunnen namelijk best overrompelend zijn."
Eric: "Ik merk vooral dat veel collega's reikhalzend uitkijken naar de opleidingen. En al helemaal naar de livegang. Dan zeggen ze: ik ben blij als ik die papieren registraties niet meer heb. Dat is fijn om te horen. Maar wat Debbie aangeeft: er is ook een groep die het allemaal spannend vindt. Dat is ook niet meer dan logisch, want er verandert nogal wat."
Vrijdag 1 juli gaan jullie live. Kijken jullie daar persoonlijk naar uit?
Eric: "Ja, ik heb er heel veel zin in. Van tevoren heb ik misschien een beetje onderschat hoeveel druk zo'n implementatie legt op de organisatie, maar terugkijkend kan ik alleen maar heel blij zijn met dit traject. En als ik vooruitkijk, ben ik heel verwachtingsvol. Als je bijvoorbeeld de sessieregistratie in HiX ziet of de bondige manier van verslagleggen, dan gaat dat zorgen voor meer efficiency, tijdwinst en grote verbeteringen. HiX dwingt een efficiëntere manier van informatie overdracht af en dat is een prima ontwikkeling. Er zullen vast medewerkers zijn die ons direct na de livegang dingen gaan verwensen, maar ik weet óók zeker dat niemand een halfjaar na de livegang nog terug wil naar de oude situatie."
Durven jullie al over de go-live heen te kijken?
Debbie: Ja hoor. Na de go-live blijven we HiX finetunen en doorontwikkelen. Als je bijvoorbeeld kijkt naar onze sessieregistratie, scores en grafieken… dat was voor ChipSoft ook een beetje nieuw gebied. We hebben samen gezeten om dit zo optimaal mogelijk voor ons te creeëren en daar hebben we voor toekomstige registraties ook nog ideeën voor. Dat zjin volgende stappen. Ik kan me daarnaast voorstellen dat hetgeen we met ChipSoft samen ontwikkeld hebben ook voor andere zorginstellingen nuttig gaat zijn.
Betrekken jullie de cliënten daar ook bij?
Debbie: "Hun rol wordt steeds groter. We merken nu al dat veel jongeren met een korte behandeling graag online meewerken aan hun behandeling. Eetstoornissen en onzindelijkheid zijn onderwerpen waar een taboe op rust, dus als jij als cliënt via het portaal discreet gegevens kunt registreren, is dat fijn. Steeds vaker vragen zij of dit niet 'gewoon' op de telefoon kan. Daar gaan wij ons dus in de toekomst ook op richten."
Eric: "Maar eerst gaat onze blik op vrijdag 1 juli, daar kijken we als organisatie verwachtingsvol naar uit."
