VIPP 5 - module 1: ga 'agile' aan de slag!

Zorginstellingen die 'meedoen' aan versnellingsprogramma VIPP 5, hebben nog iets meer dan een half jaar om de deadline voor module 1 te halen. De tijd begint dus langzaam maar zeker te dringen. Innovatieconsultant Vincent van den Berg vertelt in zijn blog over de uitdagingen tot aan de eindstreep en de groeiende urgentie.

Op 30 september 2022 moeten ziekenhuizen die deelnemen aan VIPP 5 minimaal een maand lang een productievolume van 5% hebben gehaald. Met andere woorden: 5% van de patiënten (vanaf 16 jaar en met een DBC-declarabel contact) moet dan vanuit een MedMij-PGO gegevens opvragen bij de zorginstelling.

Om dit volume te bereiken, zijn er een aantal factoren van belang. In de praktijk betekent dit namelijk dat je als ziekenhuis voor die tijd een acceptatietest moet hebben doorlopen met minimaal één test-PGO. Het betekent ook dat je als zorginstelling 'live' bent gegaan met het uitwisselen van de twee vereiste gegevensdiensten: de BGZ en documenten, minimaal de specialistenbrieven en de radiologieverslagen. Vanuit ChipSoft ondersteunen we overigens meer dan die twee documenten, namelijk de uitwisseling van alle documenten die zijn opgesteld in HiX.

Hiermee leg ik even het accent op de technische livegang, maar om patiënten te kunnen stimuleren een PGO te gebruiken, wilt u als zorginstelling logischerwijs ook praktijkervaring opdoen. Welke aanpak en procesinrichting werkt het best? Hoe kunnen we de patiënten het best stimuleren en hoe pakken we dit vervolgens aan? Pas na het antwoord op die vragen komt de werkelijke doelstelling in beeld: voldoende volume en ervaringen. Er zijn dus nog wat stappen nodig voordat we daar zijn.

Pak de kans en doe ervaring op!

De PGO-ontwikkelingen zijn pril. Daarin schuilt een risico, maar meteen óók een kans. Het risico is dat je een afwachtende houding aanneemt tot de ontwikkelingen 'af' zijn. Wie dat doet, is altijd te laat en zal de doelstellingen van het versnellingsprogramma niet gaan halen. Met een flinke kostenpost voor de zorginstelling tot gevolg. De kans ligt nu juist in het opdoen van ervaring. Door nu al te weten wat wel en niet werkt, beschikt u straks over een optimale oplossing. Mijn advies is daarom: zorginstellingen, neem die prilheid voor lief en maak gebruik van wat nu wél kan. Doe 'agile' ervaring op en stel na iedere ervaring uw plan bij.

De weg naar massa-adoptie

Een PGO is echt een ander product dan een portaal. De fase waarin we nu zitten met PGO's vergelijk ik graag met de fase voor de lancering van de eerste iPhone. Destijds waren er allerlei smartphones die door een kleine groep mensen werd gebruikt, maar nog niet klaar waren voor massa-adoptie. Die massa-adoptie is de ambitie voor de lange termijn en je kunt VIPP 5 juist vanwege die volumeverplichting zien als een belangrijke aanjager om die massa-adoptie op termijn te kunnen realiseren.

Om de PGO's rijper te maken voor die massa-adoptie moeten we nog veel ontdekken. In die fase zitten we nu. Voor deze fase heb ik drie tips voor de zorginstellingen:

1) Stel een multidisciplinair projectteam samen en zorg voor korte lijntjes. Zo kan iedere discipline zijn steentje bijdragen.

2) Werk samen met een of meer PGO-leverancier(s). Het is nu nog volstrekt onduidelijk welke PGO patiënten gaan kiezen, dus doe alvast ervaring op met minimaal één leverancier.

3) Ga 'agile' te werk, van de voorbereiding tot en met het moment dat je live bent en daarna, als de patiënten dit gebruiken. Ga continu op zoek naar echte ervaringen en stuur bij. Blijf innoveren via trial and error.

Focus op productie-ready PGO

Vanuit ChipSoft bieden we ondersteuning bij de technische implementatie, zodat u als zorginstelling zo snel mogelijk live kunt gaan, met een optimale ervaring in het PGO-gebruik. Bij het realiseren van de gegevensuitwisseling tussen zorginstellingen en PGO's leggen wij de focus op testen met productie-ready PGO's. Daarin maken wij geen onderscheid; iedere PGO die aan de productievolwaarden voldoet, sluiten wij aan op onze oplossing. Vervolgens leveren we hierop ook support voor zorginstellingen en PGO's ná livegang.

Uitwisseling volgens de MedMij-flow

Zoals bekend, vindt de uitwisseling tussen zorginstellingen en PGO's plaats via de MedMij-flow. Daarin zitten allerlei stappen die patiënten nog moet doorlopen. Dat gaat niet vanzelf. Vanuit het veld horen we bijvoorbeeld dat het aanmaken van een PGO en het inloggen met two-factor authentication een hobbel is. We hebben dus early adaptors nodig die samen met zorginstellingen, PGO's en ons de weg plaveien.

Om het concreet te maken: wanneer de patiënt vanuit de PGO een zorginstelling heeft gevonden, komt hij/zij op een MedMij-landingspagina. Daarna komt de patiënt op de inlogpagina van de zorgaanbieder, waarachter de DigiD-inlog zit. De patiënt voert zijn/haar DigiD in en krijgt een scherm waarin hij/zij toestemming kan geven om data te delen tussen vanuit ziekenhuis en naar het betreffende PGO. Dit is een proces dat de patiënt iedere keer opnieuw uitvoert om gegevens op te halen vanuit het ziekenhuis. Het betreft namelijk een unieke flow.

De aanloop naar die flow

Er moeten dus best wat stappen worden doorlopen voor een succesvolle flow. Het begint er bijvoorbeeld al mee dat de patiënt ouder moet zijn dan 16 jaar. De patiënt moet, net als voor het portaal, niet uitgezonderd zijn voor online inzage en natuurlijk een account hebben bij een PGO dat aan de juiste voorwaarden voldoet. Als dit account al eerder is aangemaakt, moet de patiënt eerst opnieuw inloggen in de PGO. Hij of zij moet het wachtwoord hebben onthouden en heeft SMS-verificatie of een authenticatie-app, zoals Yivi, nodig. Vervolgens moet de patiënt op zoek naar de juiste zorginstelling binnen de PGO en dan dus weer inloggen met DigiD. Vervolgens moet hij of zij toestemming verlenen en dan pas haalt de PGO de data op. Dit zijn dus veel stappen, waar u, als zorginstelling, de patiënt bij kunt helpen.

Testen met PGO's

Momenteel testen onze klanten met diverse PGO's, waaronder Curavista, Drimpy, Ivido, MijnPGO, Quli, Zodos en Zorgdoc. Wilt u als ziekenhuis met een van deze of andere PGO's uitwisselen? Dan kunt u zelf een testaccount opvragen bij de PGO-aanbieder. Wij willen daar, als ChipSoft, niet onnodig tussen zitten. Zodra wij de link om te kunnen testen technisch eenmaal hebben gelegd met een PGO, kunt u, als zorginstelling, zelf ook met dat PGO gaan testen.

De komende tijd komen er ongetwijfeld nieuwe PGO's bij. Als die aan de juiste voorwaarden voldoen, sluiten wij ze aan, waarna we direct afspraken maken over de continuïteit. Zo zorgen we ervoor dat u als zorginstelling stabiel kunt testen.

Plan van aanpak

De bottom line van mijn betoog is dat 'we' in de zorg nog veel ervaring moeten opdoen met PGO's. Niet alleen in de techniek, maar ook in de voorbereiding. Dus we moeten aan de slag. Als u de implementatie nog niet bent gestart, adviseer ik u een plan te maken en door ons (ChipSoft) te laten toetsen.

Maak onderscheid tussen techniek en proces

Belangrijk in uw plan van aanpak is de scheiding tussen techniek en proces. Wij kunnen helpen bij de techniek, dus snel aansluiten en zorgen dat alles technisch gereed is aan de kant van de zorginstelling. Wat u nodig heeft, is een multidisciplinair team, zoals ik net al even aangaf. Idealiter bestaat dit team uit een portaal-expert, een HAS-expert voor de DigiD-inlog, mensen die ervaring hebben met de Comez-communicatieserver en functioneel beheerders voor het inrichten van de test- en productieomgeving. Daarnaast heeft u HiX-experts nodig om representatieve scenario's van registraties in het ziekenhuis te testen in het PGO.

Met het oog op het proces is het raadzaam alvast na te denken over een casus voor de eerste adoptie. Welke doelgroepen zijn geschikt? En op welk moment wilt u de patiënt erbij betrekken? Zorginstellingen gebruiken de patiëntenportalen rondom het zorgcontact, maar misschien is het ontslagmoment wel het meest geschikt als eerste contactmoment met het PGO. Mijn advies: werk duidelijk aan die leercultuur en stuur continu bij.

De PGO kan patiënten goed dienen bij het ophalen van hun eigen data. Sla, om de informatievoorziening rondom de patiënt te optimaliseren, de handen ineen met andere partijen in de regio. Denk bijvoorbeeld aan huisartsen, die voor het programma OPEN ook zijn aangesloten op het PGO. Door ervaringen op te doen te delen, brengen we de zorg een stuk verder.

Trek samen op in het communicatieplan

Ook in de communicatie over PGO's naar patiënten geldt: trek op met aanbieders van PGO's en andere zorginstellingen. Inventariseer wat de PGO's volgens de MedMij-standaarden ondersteunen, maar óók wat zij nog meer aan functionaliteiten bieden. Want MedMij faciliteert de communicatie met de zorginstellingen, maar er kunnen nog veel meer functionaliteiten in een PGO aanwezig zijn om de patiënt te coachen in een gezonde levensstijl.

Als laatste wil ik graag benadrukken goed gebruik te maken van bestaande initiatieven. De website PGO.nl is bijvoorbeeld heel handig. Hier vindt u een portaal, waarop u allerlei materialen kunt bestellen om patiënten te stimuleren en enthousiasmeren. Denk bijvoorbeeld aan banners en kaartjes met een slimme QR-code, die het vinden van uw zorginstelling gemakkelijk maken. Ook de Digitale zorggids kan een rol in spelen in de ondersteuning van de PGO-keuze.

MedMij zelf heeft ook een toolkit om uw zorginstelling te helpen. En als u zelf ideeën heeft om patiënten te stimuleren… begin vooral! De deadline van 30 september is dichterbij dan u denkt. Wacht niet, maar ga aan de slag en stuur bij na iedere ervaring. Nogmaals: hou het agile. Doe niet teveel aannames, blijf leren en voorkom blinde vlekken. Niets is zo vervelend als top-down vanaf de tekentafel alle details uit te werken om vervolgens teleurgesteld te raken in de praktijk. Zoek de uitdagingen op en neem de werkelijkheid als een proeftuin vol inspiratie en positieve verrassingen.