VIPP 5: "Bekijk het eens met andere ogen"

Rivas Zorggroep doorliep met succes als eerste in Nederland de technische audit voor module 1 van VIPP 5. Daarmee behaalde de zorggroep ruimschoots de oorspronkelijke deadline van 30 september 2022. Wat zijn de grootste lessons learned? Frank van Oosterhout, oud-orthopeed/CMIO van Rivas en samen met de ICT-afdeling van Rivas één van de voortrekkers van dit project, praat ons bij.

Gefeliciteerd met de mooie prestatie van Rivas. Is de audit op enig moment nog spannend geweest?

Eigenlijk niet. Deze uitdaging bestond voor 95% uit ICT. Dit technische succes komt dus echt op het conto van de ICT'ers. Het feit dat net voor de audit een herziening van de VIPP 5-regeling had plaatsgevonden maakte deze audit mogelijk. Het behalen van de 5% gebruiksnorm wordt een heel ander verhaal.

Wat zijn de grootste lessen voor andere zorginstellingen?

Als je zover bent dat je als zorginstelling ICT-technisch gaat testen, doe dat dan met één PGO dat bereid is mee te werken en openstaat voor communicatie en feedback. Wanneer je met meerdere PGO's tegelijk test, verlies je namelijk focus. 

Een ander inzicht dat ik graag deel, is dat je module 2 van deze VIPP-regeling ook met andere[FvO1] [AdJ2]  ogen kunt bekijken. Als je er namelijk voor zorgt dat patiënten hun beantwoorde vragenlijsten als PDF in de PGO kunnen terugzien - nodig voor module 2 - kun je dit ook gebruiken in de strategie om de minimumeis van 5% adoptie te behalen.

De laatste tip die mij te binnen schiet: communiceer intern regelmatig over het project en de voortgang ervan en over het bestaan van de PGO. Er zijn namelijk altijd patiënten en burgers die met een PGO uw zorginstelling ontdekken en gegevens ophalen, om vervolgens te concluderen dat er iets niet juist is. Vervolgens staan zij – terecht – aan uw balie en denkt uw medewerker: 'een PGO? Nooit van gehoord'. Dat kunt u als zorginstelling voorkomen door continu te communiceren. Buiten dat: het is goed dat mensen zien en weten dat u zich op dit gebied als zorginstelling ontwikkelt.

Welke obstakels troffen jullie onderweg?

Wat ik écht een grote uitdaging vond, was het vinden van een geschikt PGO om mee te testen. Wij moesten een PGO vinden dat MedMij-gekwalificeerd was, bereid was mee te werken en een test- of acceptatieomgeving had. Dat was in de zomer van 2021 geen eenvoudige opgave. Het vinden van een PGO dat aan al die eisen voldeed, was een grote uitdaging. Toen we die eenmaal gevonden hadden, ging het voorspoedig. 

Daarnaast hebben we ook kunnen zien dat de PGO's nog volop in ontwikkeling zijn. Die ontwikkeling kost tijd en op dit moment zal niet ieder PGO de voor de patiënt beoogde meerwaarde ook werkelijk leveren. De deadline voor de 5% PGO-gebruiksnorm van VIPP 5 is niet voor niets verlengd naar juni 2023.

We zijn ook relatief lang bezig geweest met het onderdeel authenticatie. Dat bleek een harde noot om te kraken, hoewel dit hetzelfde type authenticatie betrof als van het portaal van Rivas. Het is de kunst om niet tegen onverwachte dingen aan te lopen die de veiligheid van het inloggen met de PGO in gevaar brengen. Het bleek bijvoorbeeld dat je via het  'zij-portaaltje' van ZorgDomein ook kon inloggen, waarmee DigiD werd omzeild. Daar had niemand aan gedacht. Daar is toen rap een softwareaanpassing voor gemaakt. Bij zo'n bevinding ligt het testwerk dan een tijd stil tot de software met de volgende hotfix beschikbaar is.

Rivas is doorgaans snel met ICT-uitdagingen. We herinneren ons bijvoorbeeld ook hun primeur met HiX als ketenzorgdossier, de app voor de wijkverpleging en het ketenportaal… Waar ligt dat aan?

In dit geval speelden het enthousiasme van de ICT-afdeling van Rivas, het lange bestaan van het zorgportaal en hun voorkennis van Zorgplatform, als early adaptor, een grote rol. Rivas gebruikte deze oplossing voor gegevensuitwisseling al veel langer en dat heeft geholpen. Het was bekende stof. De mensen die eraan werkten, wisten dus al wat er kon en waren vertrouwd met alle mogelijkheden. Dat gaf een flinke voorsprong bij het ontsluiten van gegevens uit HiX naar de PGO's. Ook de medewerkers uit de zorg hebben flink bijgedragen met het kritisch bekijken en aanpassen van een aantal processen. En met de Rivas Academy kon snel worden geschakeld voor een uitbreiding van het medewerkersinstructiemateriaal, zodat ook de norm over PGO-scholing met een voldoende kon worden afgetekend.

Daarnaast helpt het enorm dat ChipSoft hier met een dedicated team aan werkt. Dat bleek voor onze samenwerking ideaal. De consultants anticipeerden snel en wisten intern snel de juiste ontwikkelaars in te schakelen. Dat zorgde voor een soepele inrichting van HiX.

Hoe nu verder?

We werken nu samen aan een strategie om minimaal 5% van de patiëntenpopulatie in te laten loggen op een PGO en gegevens op te laten halen bij Rivas. Daar zijn verschillende manieren voor die we onderzoeken: 1) alle patiënten stimuleren middels een uitgebreide communicatiecampagne die ook regionaal is afgestemd 2) een specifieke patiëntengroep stimuleren, bijvoorbeeld de preoperatieve patiënten, die we erop kunnen wijzen dat hun preoperatieve vragenlijst terug te vinden is in de PGO of 3) medewerkers vragen om in te loggen, zodat zij een beter idee krijgen van het PGO-gedachtengoed. Daarmee zijn zij ook beter in staat advies te geven aan andere patiënten. 

Bij het uitwerken van de communicatiestrategie werken we regionaal samen met het Albert Schweitzer ziekenhuis en met de huisartsenorganisaties van Gorinchem en Drechtsteden.

Vincent van den Berg, innovatieconsultant van ChipSoft: "Fantastisch dat Rivas, naast koploper met de livegang, nu ook de primeur heeft met het behalen van de audit. Waar de Patiëntenfederatie behoefte aan heeft, zijn zorginstellingen die de nek uitsteken, pionieren en leiderschap tonen. Ook als een ontwikkeling nog spannend en onzeker is. We moeten niet teveel voor de patiënten denken, maar het recht op eigen data serieus nemen. Wat de patiënt eraan heeft, gaan we met elkaar in de praktijk ontdekken."

Frank van Oosterhout.